Tipps: Kommunikative Empfehlungen zur (schriftlichen) Korrespondenz (Brief, Mail etc.)

12. Apr. 2019

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Kom­mu­ni­ka­tion ist durch­aus unüber­trie­ben als »Kitt der Welt« zu bezeich­nen, aber oft im Reich des Unter­be­wuss­ten ange­sie­delt. Schö­nes wie auch Kon­flikte sind im Kern kom­mu­ni­ka­tive Phä­no­mene. Wer schon andere Bei­träge inner­halb die­ses Blogs gele­sen hat, wird diese Ver­an­schau­li­chung ken­nen: Kom­mu­ni­ka­tion wird oft wie das Atmen ver­stan­den: Kann jeder, ganz von alleine! Aber wie zu atmen noch lange nicht befä­higt, ohne Gerät­schaf­ten in der Tief­see zu tau­chen, wird die Trag­weite des Atmens erst auf­fäl­lig, wenn man in Atem­not gerät. Ähn­lich ver­hält es sich auch mit Kom­mu­ni­ka­tion: Obschon jeder kom­mu­ni­zie­ren kann, heißt das noch lange nicht, dass ziel­füh­rende, respekt­volle oder höf­li­che Kom­mu­ni­ka­tion stets gelingt. Gerade des­halb ist es mehr denn je — in Anbe­tracht diver­ser Anbie­ter, Netz­werke etc., einer schie­ren Masse also — not­wen­dig, fun­diert und das heißt, vor allem ganz­heit­lich zu kom­mu­ni­zie­ren: nicht Inhalt auf der einen Seite und Design auf der ande­ren — als Außen, als Ver­pa­ckung. All das gehört zusammen …

und sollte auch so zur Anwen­dung gebracht wer­den — Apple zum Bei­spiel ver­kauft nicht nur Tech­nik, Cola nur bedingt Soft­drinks, son­dern beide bis­wei­len ersatz-reli­giös auf­ge­la­de­nes Lebens­ge­fühl. Nun sind gerade die letz­ten bei­den Bei­spiele vor allem das Feld kom­mu­ni­ka­ti­ver Pro­fis — etwa das von Desi­gnern und Wer­be­fach­leu­ten etc. Hier aber geht es nur im Ansatz um Pro­fis, son­dern gerade um ein all­täg­li­ches kom­mu­ni­ka­ti­ves und damit Design umschlie­ßen­des Grund­wis­sen: Wie, wann und auf wel­chem Wege schreibe ich einen Brief, wel­che kor­rek­ten Zei­chen nutze ich, damit im Sinne von Ganz­heit­lich­keit nicht nur der Ton und die Recht­schrei­bung stim­men, son­dern auch — durch gezielte Gestal­tung — die visu­elle Dimen­sion ihrer Nach­richt funk­tio­niert? So kön­nen Sie umfas­sen­der, pro­fes­sio­nel­ler und erfolg­rei­cher kom­mu­ni­zie­ren — Ihre Bewerbung/Ihre Insti­tu­tion wirkt sou­ve­rä­ner! Aus­ge­hend von die­sen Über­le­gun­gen ver­sucht der Autor des Blogs einige Tipps zu offe­rie­ren — ohne Anspruch auf Voll­stän­dig­keit und ohne jeg­li­che Gewähr:

  1. Wer bin ich und wem schreibe ich? Die Anrede
  2. Auf wel­chem Wege schreibe ich? Das Medium
  3. Wie schreibe ich? Ein paar Text­bro­cken, Typo­gra­phie- und Design-Grundlagen
  4. Wann schreibe ich? Zeit­ma­nage­ment und Zeitpunkt
  5. Die even­tu­elle Pflicht zu ant­wor­ten, das Nicht- oder Ende eines Dialogs

All dies geschieht aus­ge­hend von drei vor­an­zu­stel­len­den Grund­sät­zen, die im Fol­gen­den immer wie­der (im Hin­ter­grund) her­an­ge­zo­gen werden:

  • Gefühls­la­gen und Tra­di­tio­nen ≈ nicht immer logisch oder gerecht, gehö­ren aber kon­kret berücksichtigt
  • Ganz­heit­li­ches Den­ken ≈ Design und Inhalt als Gan­zes, untrennbar!
  • Vereinfacht/vermeintlich gerich­tete, aber bis­wei­len als Netz vor­stell­bare Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ab­folge: Was (Absicht) wol­len Sie wem (Zielgruppe/Adressat) auf wel­chem Wege sagen (Medium, Tonality)?

1. Wer bin ich und wem schreibe ich? Die Anrede

Hier schlie­ßen wir direkt an die dritte Vor­an­stel­lung an — sind Sie auf der Job­su­che? Wol­len Sie etwas erfah­ren, gar erbit­ten? Sind Sie Chefin/Chef und schrei­ben Sie Ihren „Unter­ge­be­nen“, sind Sie also eher hier­ar­chisch ori­en­tiert? Sind Sie ein Chef, der sich als Team­player ver­steht und somit, trotz gro­ßer Ver­ant­wor­tung, einer unter glei­chen? Sind Sie ein Ver­tre­ter einer Insti­tu­tion — haben Sie in die­sem Sinne und einer Cor­po­rate Iden­tity einen Bei­trag zur sou­ve­rä­nen und freund­lich-kom­pe­ten­ten Außen­dar­stel­lung der jewei­li­gen Unter­neh­mung zu leis­ten? Soll­ten Sie dann von „wir“ statt „ich“ spre­chen? Sie sehen, auto­ma­tisch gera­ten wir an einen wei­te­ren Punkt bzw. neh­men die­sen vor­weg — näm­lich die Art und Weise, wie Sie eine Text­nach­richt ver­fas­sen. Ins­ge­samt gilt es, die Linea­ri­tät der drit­ten Vor­an­stel­lung nun nicht über­mä­ßig zu strapazieren

— Kom­mu­ni­ka­tion ist nicht per se gerich­tet (≈ von A nach B), son­dern immer als Netz­werk zu ver­ste­hen. Über­le­gen Sie daher nicht nur, wer Sie sind, wen Sie adres­sie­ren, son­dern was für eine kon­krete Situa­tion vor­liegt! Das heißt, Emp­fän­ger und Sen­der sind gleich­wer­tige, auf ein­an­der Ein­fluss neh­mende Größen …

Das „Ich“ im Text wäre — abseits eines per­sön­li­chen Briefs aus Ihrer höchst­ei­ge­nen Feder — gerade noch denk­bar, wenn Sie Ein­zel­un­ter­neh­mer sind und Ihnen das Unter­neh­men gehört. Es wirkt in vie­len Fäl­len aber, welch Über­ra­schung, ten­den­zi­ell ich-bezo­gen — meist ist es doch ein Team, das hin­ter einem Pro­jekt steckt und wel­ches Sie ggf. als ein Einzelner/eine Ein­zelne, egal wie und ob die Hier­ar­chie aus­ge­formt ist, repräsentieren.

„Wir“ ist also nicht nur reprä­sen­ta­tiv und sym­bo­li­siert eine gewisse Team­fä­hig­keit, es kre­iert zudem den (wenn auch bis­wei­len dis­ku­ta­blen) Ein­druck von Größe.

Zu Recht, mögen Sie ent­geg­nen, kann ein sol­ches Vor­ge­hen einer Scha­rade gleich­kom­men — ins­be­son­dere in Bezug auf eine Einzelperson/einen Ein­zel­un­ter­neh­mer. Zwei­fel­los ist ein sol­ches Vor­ge­hen also eine Grat­wan­de­rung, aber doch wei­ter­hin ein über­le­gens­wer­tes Instru­ment zu Erzeu­gung einer gewis­sen Sou­ve­rä­ni­tät … Und das heißt ja noch nicht, Sie schal­ten beim Tele­fo­nie­ren Ton­bän­der an oder spie­len Sound­files ab, wel­che jeweils ein Groß­raum­büro durch div. Stim­men, Tas­ta­tur­ge­räu­sche und Tele­fon­klin­geln simulieren.

Vom Chef ist manch­mal ein etwas deut­li­cher Ton (≈ Medium, bzw. kon­kre­ter: Tona­lity) zu erwarten/zu befürch­ten. In einem Gemein­schafts­pro­jekt — wie häu­fig im künst­le­risch-krea­ti­ven Bereich oder in ehren­amt­li­chen Vor­ha­ben — ist ein ande­rer Umgang erfor­der­lich. Trotz etwai­ger Hier­ar­chien (≈ Regis­seur) sind Sie auf ein durch­gän­gi­ges Wohl­ge­son­nen-Sein ihrer Mit­strei­te­rIn­nen ange­wie­sen — über ver­trag­li­che Kom­po­nen­ten hin­aus bzw. hier ist ein gewis­ser „Spi­rit“ oft die wesent­li­che Grund­lage wei­ter­hin zusam­men zu arbeiten.

Das mag jetzt alles sehr durch­trie­ben wir­ken oder sogar ego­is­tisch, schein­bar geht es immer nur darum, etwas von ande­ren zu bekom­men. Aber auch das darf nicht über­be­wer­tet wer­den: Wie auch immer man es inter­pre­tiert, Über­re­den und Über­zeu­gen gehö­ren zur Kom­mu­ni­ka­tion und müs­sen nicht immer durch­trie­ben sein — Kon­takt­auf­nahme, um mit jeman­dem zusam­men etwas Tol­les zu machen, jeman­dem zu hel­fen, wobei sich schließ­lich alle gut füh­len etc.

In kei­nem Fall also sind Sie von einem respekt­vol­len Umgang ent­las­sen. So emp­fiehlt sich etwa durch­weg ein kor­rekte Ansprach in Medien wie dem Brief oder der Email, auch bei der Erst­kon­takt­auf­nahme über einen Nach­rich­ten­dienst (Face­book, Xing, Lin­kedIn):

Sehr geehrte Herr/Frau/Div. XY,

Nicht (beim ers­ten Kon­takt, ohne Ver­trauen oder Freundschaftlichkeit):

Hallo …, Liebe …, Hey …

Sind Sie über einen aka­de­mi­schen Grad des Adres­sa­ten infor­miert, nut­zen Sie Ihn bzw. infor­mie­ren Sie sich, ob einer vor­liegt — viel­leicht legt der- oder die­je­nige auf den Grad beson­ders Wert. Und wenn nicht, wer­den Sie das irgend­wann mer­ken, er oder sie es Ihnen mit­tei­len. Gehen Sie zunächst auf Num­mer sicher!

Anrede bei soge­nann­ten „Titeln“:

Sehr geehrte Frau Pro­fes­so­rin XY,

Pro­fes­so­ren haben häu­fig (müs­sen es aber nicht — etwa, weil sie ein her­aus­ra­gen­des künst­le­ri­sches Port­fo­lio auf­wei­sen) auch einen Dok­tor­grad: Frau Prof. Dr. XY. Eigent­lich reicht es dann den „höhe­ren Grad“ zu nut­zen, aus­ge­schrie­ben und dem Geschlecht ange­passt, sodass nicht der Ein­druck von „Copy & Paste“ ent­steht und eine spe­zi­fi­sche Wür­di­gung Ihres Gegen­übers Aus­druck erhält — also noch ein­mal, aber zunächst unter Vorbehalt:

Theo­re­tisch (ABER nicht emp­feh­lens­wert) nur den höchs­ten „Titel“ nennen: 

Prof. Dr. XY → Sehr geehrte Frau Pro­fes­so­rin XY,

Unter Vor­be­halt aus zwei Grün­den: „Pro­fes­sor“ ist kein aka­de­mi­scher Grad, son­dern „nur“ eine Berufs­be­zeich­nung. Dies­be­züg­lich sind die Gren­zen und Gefühls­la­gen bei Trä­gern und in der öffent­li­chen Wahr­neh­mung aber mehr als unge­nau. Daher soll­ten Sie also auf Num­mer sicher gehen: Sie nen­nen die­ses umgangs­sprach­lich und in manch For­mu­la­ren als „Titel“ Bezeich­nete zusätz­lich zum höchs­ten aka­de­mi­schen Grad (sofern die­ser über­haupt genannt wird, meist fin­det nur der Dok­tor­grad Nen­nung — dazu gleich mehr). Das bedeu­tet konkret:

eigent­lich ist nur der tat­säch­li­che Grad zu nen­nen ≈  ris­kant und daher erneut nur theoretisch/nicht empfehlenswert:

Prof. Dr. XY → Sehr geehrte Frau Dr. XY

Num­mer sicher ist bei­des zu nen­nen — Dok­tor­grad und Professoren-„Titel“:

Prof. Dr. XY → Sehr geehrte Frau Pro­fes­so­rin Dr. XY

Viel­leicht wird sich diese etwas kuriose Pra­xis lang­fris­tig ändern, da sich das Wis­sen um irre­füh­rende Begriffe wie „Titel“ und „Pro­fes­sor“ wei­ter ver­brei­tet. Aber Sie soll­ten sich fra­gen, ob es aus Ihrer Per­spek­tive (als Anschrei­ben­der — hin­sicht­lich einer Stel­len­aus­schrei­bung etwa) klug ist, ein Exem­pel zu sta­tu­ie­ren … Höchs­tens als Reak­tion Ihrer­seits auf unver­schämte Äuße­run­gen eines Pro­fes­sors Ihnen und Ihrer Insti­tu­tion gegen­über wäre es viel­leicht sinn­voll, mal die soge­nann­ten Titel aus­zu­las­sen … — auch Pro­fes­so­ren sind nur Men­schen, die sich irren oder auch mal die Con­ten­ance verlieren.

Kom­men wir noch ein­mal auf Dok­tor­garde zurück: Sicher­lich wer­den Sie ent­geg­nen, wer zu viel Wert auf sel­bige legt, wollte sich wohl nach wie vor ver­brei­te­tes Sozi­al­pres­tige mit dem Titel sichern. Diverse Skan­dale der letz­ten Jahre könn­ten Ihnen Recht geben, ins­be­son­dere die Berufs­dok­to­rate in der Medi­zin: also ein fast durch­ge­hende „Dok­to­ri­sie­rung“ als sei sie fes­ter Bestand­teil der Aus­bil­dung. Fak­tisch ist es so, dass bestimmte Pos­ten im Kran­ken­häu­sern Ärz­ten ohne die­sen Grad nicht zugäng­lich sind, auch lässt sich immer mehr beob­ach­ten, dass — dem Eng­li­schen ähn­lich — viel­fach Arzt und „Dok­tor“ gleich gesetzt wer­den, obschon Dok­tor Gelehr­ter meint.

Aber Pau­scha­lie­run­gen sind immer frag­lich und rich­ten sich gegen die Mehr­heit, die ein ech­tes For­schungs­in­ter­esse hat oder, konkret/auf das genannte Bei­spiel bezo­gen, gegen die sicher­lich zahl­lo­sen Medi­zi­ner, die etwas mit ihrer Dis­ser­ta­tion bewe­gen wol­len. Dann ist der Grad dann näm­lich Aus­druck einer abge­schlos­se­nen Lebens­phase und ange­sichts oft zumin­dest wäh­rend die­ser Tätig­keit gerin­ger oder aus­blei­ben­der finan­zi­el­ler Kom­pen­sa­tion und in Anbe­tracht weit über­durch­schnitt­li­cher Arbeits­zei­ten auch eine Art von Auszeichnung/Belohnung.

Sicher­lich ließe sich auch hier, wie im Grunde über­all, ent­ge­gen und so wurde es auch dem Autor die­ses Bei­trags ange­tra­gen: „Also das kann man doch alles über­all erle­sen oder selbst erfor­schen — ohne Uni, ohne eine Gra­du­ier­ten­schule, Kol­lo­quien und Gut­ach­ten etc.“ Klar, auch eine Ope­ra­tion kann im Selbst­stu­dium erlernt wer­den — ver­zei­hen Sie die Pole­mik oder auch nicht: Tat­säch­lich kann auf Grund weit­rei­chen­der Infor­ma­ti­ons­quel­len in unse­rer gegen­wär­ti­gen Welt nahezu jeder alles erler­nen. Und das ist gut so! Wir könn­ten in die­sem Zusam­men­hang über den Sinn von Zeug­nis­sen dis­ku­tie­ren, ob sie immer die mit ihnen ange­dach­ten Stan­dards reprä­sen­tier­ten. Aber wie Quer­ein­stei­ger oder Auto­di­dak­ten für ihre Leis­tun­gen Aner­ken­nung haben möchte, sollte sie auch ande­ren, eben aus­ge­bil­de­ten, stu­dier­ten oder pro­mo­vier­ten Kräf­ten ent­ge­gen gebracht wer­den. Schließ­lich ist das zugäng­li­che Wis­sen oft auch im Rah­men von Pro­mo­tion, wei­te­ren Publi­ka­tio­nen ent­stan­den und gerade die Dok­tor­ar­beit noch mehr als Bache­lor oder Mas­ter von einer weit­ge­hen­den Eigen­leis­tung geprägt.

Daher als Abkür­zung und ohne das Fach­ge­biet gehört ein Dok­tor­grad genannt — wei­tere Anga­ben müs­sen Sie nicht berück­sich­ti­gen. Selbst für den Grad­in­ha­ber sind etwaige Regeln zur spe­zi­fi­schen Kenn­zeich­nung nicht sehr kon­kret oder es ist je Insti­tu­tion oft sehr unter­schied­lich, ob das Gebiet der Pro­mo­tion ergänzt wer­den muss („Dr. phil“ oder „Dr. med.“ statt nur „Dr.“).

Als ein einen Dok­tor Anschrei­ben­der ist der Dok­tor-Grad nicht zu spezifizieren:

Dr. phil. ZZ → Sehr geehr­ter Herr Dr. ZZ,

Umge­kehrt (gegen­über einer anschrei­ben­den Ein­zel­per­son und deren mög­li­cher­weise bedingt gelun­ge­nen Anrede-Nut­zung) stel­len Sie sich in kein gutes Licht, wenn Sie als Hoch­schule — als Design­hoch­schule beson­ders gra­vie­rend — kein typo­gra­fisch kor­rek­tes Anschrei­ben rea­li­sie­ren kön­nen: Dazu gleich mehr. An die­ser Stelle blei­ben wir aber zunächst noch bei der Anrede und bei einem dahin­ge­hen­den Anrede-Pro­bleme in der Kom­mu­ni­ka­tion etwai­ger Uni­ver­si­tä­ten und Hoch­schu­len, wel­che bzw. deren aka­de­mi­sches Per­so­nal dann wie­der­rum (auch daher »umge­kehrt«)  viel Wert auf kor­rekte Anre­den legen/legt: Seit Jah­ren gibt es nun auch in Deutsch­land das mehr­stu­fige Modell — Bache­lor, Mas­ter, PhD. Letz­te­res ist ein Doc­tor of Phi­lo­so­phy, abge­kürzt PhD oder Ph. D. Im Aus­land ist der PhD weit ver­brei­tet. Wie ein Dok­tor der Medi­zin ein „M. D.“ nach dem Namen trägt, aber mit „Doc­tor“ ange­spro­chen wird, ist eigent­lich auch mit PhDs zu ver­fah­ren. Ange­sichts der häu­fi­gen Pro­kla­ma­tion diver­ser Hoch­schu­len inter­na­tio­nal zu sein, irri­tiert die offen­bare Pro­ble­ma­tik die­sen Dok­tor­grad kor­rekt in Brief und Email anzu­spre­chen. Da kom­men natür­lich Zwei­fel an der Selbst­dar­stel­lung auf: Wie inter­na­tio­nal ist man dann tatsächlich?

Wenig sinn­voll ist es, ein Unter­schei­dung der Leis­tun­gen, also eine Dif­fe­renz zum deut­schen „Dr.“ her­bei­zu­re­den. Die Betreu­ungs­an­ge­bote sind zwar im PhD for­mal umfang­rei­cher, aber meist auf Unter­richts­ein­hei­ten bzw. ‑Ange­bote von netto ein bis zwei Wochen pro Jahr beschränkt und die eigent­li­che Leis­tung ist immer noch voll­ends alleine zu erbrin­gen. Umge­kehrt ver­fü­gen klas­si­sche Pro­mo­vie­rende und deren Unis stets über umfang­rei­che Zusatz­an­ge­bote — über soge­nannte „Gra­du­ier­ten­schu­len“, deren Port­fo­lio sich kaum unter­schei­det, oft wei­sen sie gar die glei­chen Ange­bote wie im PhD-Pro­mo­ti­ons­stu­dium auf bzw. die Gra­du­ier­ten­schu­len sind die Platt­form bei­der Doktorgrade.

Mal abge­se­hen davon, dass beim „Dr.“ das Leis­tungs­spek­trum, die Über­prüf­bar­keit sowie der wis­sen­schaf­lti­che Bei­trag  gra­vie­rend schwan­ken kann — von kon­se­ku­ti­ven Arbei­ten, also der Sam­me­lung ein­zel­ner Publi­ka­tio­nen im Laufe der Pro­mo­tion als Dis­se­ra­tion (ohne gezielte Arbeit), bis zur aus­blei­ben­den Ver­öf­fent­li­chung der Dok­tor­ar­beit bzw. einem blo­ßen Ein­la­gern von Print­ex­em­pla­ren in einer Biblio­thek (wie bei Mas­ter- und Bachelor-Arbeiten).

Oder liegt das Pro­blem hier: Der PhD ist, wie die Bache­lor und Mas­ter, hin­ter dem Name zu frü­hen. Wie nun eine/n PhD anschrei­ben? Nun klar, im Sinne einer dem Namen nach­ste­hen­den Posi­tion und in Anbe­tracht der für viele immer noch neuen Grade hieße bzw. heißt das …

… mit gro­ßem Risiko einer Ober­fläch­lich­keit gegen­über PhDs (im Ver­hält­nis zum klas­si­schen Dr.) und daher nicht zu empfehlen:

Dr. med. Tobias Test → Sehr geehr­ter Herr Dr. Test,

Max Mus­ter, PhD → Sehr geehr­ter Herr Muster,

So würde bzw. wird (noch güns­tig aus­ge­legt: unbe­wusst) inner­halb der Pro­mo­vier­ten ein Zwei­klas­sig­keit gepflegt — eben auch durch Uni­ver­si­tä­ten, die oft sel­ber PhD-Pro­gramm anbie­ten oder PhDs beschäf­ti­gen. Dem einen (und sei­nem nach wie vor ver­brei­te­ten Titel-) Ehr­furcht in der Anspra­che, dem ande­ren nicht …

Da könnte man drü­ber ste­hen, man weiß doch, was man geleis­tet hat. Den­noch macht dies defi­ni­tiv kei­nen guten Ein­druck bzw. gibt ein nega­ti­ves Bild der jewei­li­gen Insti­tu­tion: Sind die Aktuere der Per­so­nal­ab­tei­lung nicht umfas­send geschult, um zu wis­sen, dass diese „neuen“ Grade exis­tie­ren? Wel­che Sorg­falt ist vom Arbeit­ge­ber zu erwar­ten, wenn des­sen ers­ten Reprä­sen­tan­ten (/Kontaktadressen) bei Unbe­kann­tem (eben dem PhD) nicht mal goo­geln, um Infor­ma­tio­nen zu die­sem Grad zu erhal­ten? Ist die Bewer­bung über­haupt rich­tig durch­ge­le­sen wor­den oder ohne einen „Dr.“ in der ers­ten Zeile (bei einer Stelle, wel­che die Qua­li­fi­ka­tion Pro­mo­tion erfor­dert) aus­sor­tiert worden?

D. h. auf Num­mer sicher/im Sinne aus­glei­chen­den Respekts für Pro­mo­vierte, ob Dr. oder PhD: die glei­che Anrede!

Dr. med. Tobias Test → Sehr geehr­ter Herr Dr. Test,

Max Mus­ter, PhD → Sehr geehr­ter Herr Dr. Muster,

Wie sich PhDs hier­zu­lade selbst bezeich­nen dür­fen oder sol­len, ist eine Grau­zone: Im Aus­land erwor­ben ist ggf. ——— hier wird durch den Autors die­ses Blogs keine Rechts­be­ra­tung durch­ge­führt, es han­delt sich nur um die Wie­der­gabe von Erfah­rungs­wer­ten und Beob­ach­tun­gen ——— das Füh­ren eines „Dr.“ auf der Visi­ten­karte erlaubt. In Deutsch­land bestan­den erlau­ben einige Unis eben­falls statt PhD „Dr.“, andere ver­wei­sen dar­auf, dass Grade in Deutsch­land geführt wer­den müss­ten, wie sie ver­lie­hen wur­den: also nur „Mus­ter, PhD“ auf der Visi­ten­karte. Schrei­ben Sie nun einen PhD an, kann und sollte Ihnen diese Grau­zone egal sein. Im Zuge der Ver­gleich­bar­keit und Inter­na­tio­na­li­tät von PhD bzw. Bolo­gna soll­ten eben auch inter­na­tio­nale Stan­dards der Anspra­che gepflegt werden.

Sicher­lich könnte, wie mit dem Ver­weis auf den Pro­fes­sor ange­deu­tet, auch der Dok­tor­ti­tel, ent­spre­chend der Nicht-Nen­nung von Bache­lor und Mas­ter, zuse­hends zurück gedrängt, zumin­dest eben­falls (wie mit dem PhD ja schon jetzt) dem Namen nach­ge­ord­net wer­den. Im Zuge die­ser über die zw. Dr. und PhD hin­aus­ge­hende Ungleich­be­hand­lung boo­men womög­lich selbst­ge­wählte Titel­for­men: CEO, Desi­gner etc. Ana­log zum letz­ten Begriff — Sie alle haben es schon gehört — bezeich­net sich jeder C- oder D‑Promi als Desi­gne­rIn: Der Beruf ist nicht geschützt — echte Fähig­kei­ten, eine Aus­bil­dung oder ein Stu­dium wer­den nicht vor­aus­ge­setzt. Die­ser Umstand ist — aus Per­spek­tive eines hier schrei­ben­den Desi­gners — womög­lich ein wei­te­rer Grund, warum die mehr oder min­der Serio­si­tät aus­strah­lende „Titel-Artig­kei­ten“ aktu­ell bleibt. Wie gesagt, in die­sem Blog­ein­trag geht es zwar um „Auf­klä­rung“ in Bezug auf kom­mu­ni­ka­tive Aspekte, aber auch immer um Abwä­gung gegen­wär­ti­ger Zustände. So wird zwar der klas­si­sche Dok­tor­grad meist genannt, andere Grade, vor allem BA und MA hin­ge­gen nicht — eine dis­ku­ta­bler, aber fak­ti­scher Zustand:

Hin­sicht­lich ande­rer (gegen­wär­ti­ger) Grade: Maxim Mus­ter, M. A. → Sehr geehrte Frau Muster,

Inso­fern ist der Umgang mit Gra­den wie „Diplom Ingenieur/Designer“ etc. schwie­rig — sie könn­ten weg­ge­las­sen wer­den ent­spre­chend der „neue­ren“ For­men bzw. eigent­lich wurde sie auch vor Bolo­gna regel­mä­ßig ausgelassen:

Eigent­lich mit BA und MA gleich­be­rech­tigt, aber ggf. Miss­fal­len bei Trä­gern älte­rer Grade auslösend:

Dipl.-Designer Max Mus­ter → Sehr geehr­ter Herr Muster,

Die umfas­sende Nen­nung in der ers­ten Kon­takt­auf­nahme sichert Sie zunächst ab!

Vorläufig/auf Num­mer sicher, wenn auch nicht sehr gerecht:

Dipl.-Designer Max Mus­ter → Sehr geehr­ter Herr Dipl.-Designer Muster,

Gerecht wäre es dann natür­lich ana­log, wobei die Anrede noch höl­ze­ner als schon bei der Nen­nung des Diploms wer­den würde:

Vera Ver­such, B. A. → Sehr geehrte Frau B. A. Versuch,

Und wei­ter­füh­rend gerecht, aber nicht übli­che, wäre es dann:

XY, Maler­meis­ter → Sehr geehr­ter Herr Meister,

Aber wie mehr­fach erwähnt ist die­ser ganze Kom­plex sehr von Gewohn­hei­ten durch­zo­gen und von einer man­geln­den kom­mu­ni­ka­ti­ven Refle­xion geprägt — viel­leicht wird sich dies künf­tig ändern. Zudem, ähn­lich dem Pro­blem­be­reich PhD, wer­den der­ar­ti­gen Lösun­gen schon „staat­lich“ Absa­gen erteilt bzw. diese Ungleich­ver­hält­nis von alten und neuen aka­de­mi­schen Gra­den bei­be­hal­ten: Oder wie viele öffent­li­che, ana­loge oder digi­tale For­mu­lare ken­nen Sie, in denen Sie etwa einen B. A. etc. ein­tra­gen kön­nen? Ach­tung Iro­nie: Bolo­gna ist ja erst ein paar Jahre her …

Im Fol­gen­den wird es immer wie­der auch um öko­no­misch Fra­gen gehen — wir befin­den uns in einem Zeit­al­ter, in wel­chem die immer schon gege­bene Rele­vanz von Kom­mu­ni­ka­tion (ohne sie kann sich der Mensch nicht ein­mal ent­wick­len) mehr denn je offen­bar wird. In die­sem Zeit­al­ter nun wird Kom­mu­ni­ka­tion (ver­meint­lich — darum geht es ja auch in die­sem Text) immer ein­fa­cher und gleich­sam steigt die Masse an Kom­mu­ni­ka­tion. Ob daher immer gezielt Anschrei­ben — etwa bei Absa­gen auf eine Bewer­bung — mög­lich sind, ist also dis­ku­ta­bel. Zwar gibt es Auto­ma­ti­sie­rungs­funk­tio­nen, diese sind aber wahr­schein­lich in vie­len Per­so­nal­ab­tei­lun­gen nicht sehr ver­brei­tet oder bekannt.

Wenn auch nur ein Behelfs­mit­tel so ist die mas­sen­hafte Anspra­che etwa bei einer Absage der Leer­aus­ge­hen­den mit For­mu­lie­run­gen wie »Sehr geehrte Bewer­bende …« oder »Sehr geehrte Bewerberin/sehr geehr­ter Bewer­ber …« immer noch bes­ser als »Hallo« oder »Guten Tag« (dazu unten mehr).

2. Auf welchem Wege schreibe ich? Das Medium

Auch wenn es eine ver­brei­tete Vor­stel­lung ist, so wol­len wir sie doch gleich hin­ter uns las­sen, näm­lich diese: Medien seien Werk­zeuge für den Trans­port eines Inhal­tes von A nach B. Rich­tig, der Ety­mo­lo­gie des Begriffs nach ste­hen sie tat­säch­lich „dazwi­schen“.

Medien sind aber gerade nicht ein­fach nur Instru­mente im Sinne voll kon­trol­lier­ba­rer Werkzeuge.

Und hier wol­len wir Werk­zeu­gen nicht Unrecht tun: Im Sinne moder­ner (und damit wenig kau­sal ori­en­tier­ter, ein­di­men­sio­na­ler) Medi­en­theo­rie (wie Kon­struk­ti­vis­mus, Sys­tem­theo­rie, Akteur-Netz­werk-Theo­rie) und eines ent­spre­chend weit­ge­fass­ten Ver­ständ­nis­ses des­sen, was Medien sind, sind eben auch Werk­zeuge aus jeder­manns Garage Medien. Und dies sind sie wie­derum in einem netz­werk­ar­ti­gen, mul­ti­plen Bezug, in einer mehr­fa­chen Wech­sel­wir­kung. Dann ist die Bohr­ma­schine nicht nur ein Werk­zeug, „Löcher anzu­fer­ti­gen“. Sie „zwingt“ oder bes­ser prägt dem Nut­zer — im klas­si­schen Medi­en­sprach­ge­brauch: „dem Sen­der“ — ein Ver­hal­ten auf: Wech­sel der Boh­rer, Laden des Akkus oder bei älte­ren Model­len das Hand­ling des Kabels, gar nur dort Löcher und Schrau­ben vor­zu­se­hen, wo mit der Maschine und ihrer Außen­di­men­sion „hin­zu­kom­men“ ist. Der eigent­li­che „Emp­fän­ger“ — das Mate­rial, das „Pro­jekt“ — übt also auch Ein­fluss auf den Sen­der aus. Der Boh­rer bzw. die ganz Maschine sind dabei kein neu­tra­les Instru­ment, schon gar nicht ein unver­än­der­li­cher Con­tai­ner: Der Boh­rer nutzt sich ab, die Maschine über­hitzt etc.

Medien — wie­der in einem klas­si­sche­ren Ver­ständ­nis, also Buch, Film etc. mei­nend — die­nen nur im Ansatz einem Trans­port von etwas, denn sie ver­än­dern das Trans­por­tierte, sie ko-bestim­men Sen­der und Emp­fän­ger und las­sen sich nur in Tei­len wirk­lich instrumentalisieren.

Das Fern­se­hen z. B. wird von Men­schen gemacht, die natür­lich selbst Teil jener Gesell­schaft sind, über die sie berich­ten oder inten­tio­nal z B. im kri­ti­schen Jour­na­lis­mus etwas anmer­ken wol­len. Was diese Pro­du­zen­ten nun als Werk ver­ste­hen bzw. des­sen Inhalt kann beim Emp­fän­ger (soweit es ihn in einem netz­werk­ar­ti­gen Sinn über­haupt gibt) ganz unter­schied­lich ver­stan­den wer­den, je nach Ziel­grup­pen, die dann even­tu­el­les Feed­back geben. Das Medium bil­det (als Bericht, als künst­le­risch-kri­ti­sche Absichts­er­klä­rung ≈ z. B. eine Qua­li­täts­fern­seh­se­rie) die Welt ab und beein­flusst sel­bige zugleich. Und das ist zunächst nichts Gutes oder Schlech­tes, son­dern schlicht im sys­te­mi­schen Sinne, im Sinne eines Netz­werk in jeder Kom­mu­ni­ka­tion all­ge­gen­wär­tig — vom Super­markt­ein­kauf, dem Gespräch an der Bus­hal­te­stelle bis hin zum klas­si­schen Medi­en­ver­ständ­nis: Es wird unter­hal­ten, infor­miert, über­zeugt und über­re­det. Auf das Fern­se­hen bezo­gen meint diese: Gewisse Zei­ten zuzu­schauen, wer­den ver­in­ner­licht, selbst bei Video-on-Demand-Anbie­tern wer­den dem Nut­zer, wie einst durch die Erfin­dung der Fern­be­die­nung zur Steue­rung des TV-Sets, bestimmte Rhyth­men und Ver­hal­tens­wei­sen (Klicks) „antrai­niert“, das Ver­hal­ten der Zuschau­er­schaft wird ana­ly­siert (Quote oder Big Data).

Die Couch in div. Sit­com-Sze­na­rien spie­gelt die Couch vor dem Fern­se­her wie­der oder ist es umge­kehrt? Tat­säch­lich: Eine Mischung aus beidem?/!

Also und kon­kre­ter: Den­ken Sie an das Medium, was Sie ver­wen­den wollen:

Kann ich schnell und/oder ver­läss­lich und/oder ein­drucks­voll und/oder seriöse und/oder dem Adres­sa­ten in Tenor/Tonality gemäß mein Gegen­über errei­chen? Bin ich mit den Eigen­ar­ten des Medi­ums zumin­dest in Ansät­zen ver­traut — den dor­ti­gen „Spiel­re­geln“?

Z. B.: Whats­app ist ein Kurz­nach­rich­ten­dienst (Wir zäh­len das Tei­len von Bil­dern, Videos und Sprach­nach­rich­ten mal dazu), ein sozia­les bzw. dia­lo­gi­sches Medium. Knapp, einer­seits ohne Umschweife, ander­seits ver­ein­facht (aber ohne Wer­tung) jeden „Kram“ ver­brei­tend, wird kom­mu­ni­ziert. Wird z. B. Whats­app für eine erste Kon­takt­auf­nahme durch einen poten­ti­el­len Arbeit­ge­ber ange­ben, kön­nen Sie den Nach­rich­ten­dienst natür­lich zum Anschrei­ben nut­zen. Sie soll­ten dann doch, wenn es auch nicht der „nor­ma­len“ Natur des Medi­ums ent­spricht, eine voll­stän­dige Anrede ver­wen­den — wie eine pro­fes­sio­nelle Email und ein ent­spre­chen­der Brief eine for­male Anrede benötigen.

Nagel Sie mich aber nun nicht fest, denn, wie bereits oben vor­an­ge­stellt, gilt es, kon­krete Situa­tio­nen zu ana­ly­sie­ren, Gefühls­la­gen und „Tra­di­tio­nen“ zu berück­sich­ti­gen: Wenn ein zwang­lose Kom­mu­ni­ka­tion der bevor­zugte Weg ist, mit etwai­gen Freun­den zu kom­mu­ni­zie­ren, machen Sie es natür­lich so, wie Sie es mehr oder min­der bewusst unter­ein­an­der ver­ein­bart haben. Oder Sie hal­ten es — als Initia­tor einer Anspra­che — womög­lich für ange­mes­sen, einen ande­ren und damit salop­pe­ren Ton anzu­schla­gen… risi­ko­be­reit! Durch­aus könn­ten Sie die Anga­ben einer Whats­app-Num­mer so inter­pre­tiert, als dass Sie zu einer locke­ren Anrede auf­ge­for­dert wer­den — umge­kehrt, und zwar als Whats­app-Num­mer-Ange­ben­der: Wun­dern Sie sich dann nicht, wenn die Anrede Ihrer Per­son auf die­sem Wege auch salopp ausfällt.

Ins­ge­samt heißt das, dass bestimmte Zwe­cke bestimmte Kanäle und damit bestimmte Medien erfor­dern oder empfehlen:

Soll es um die Abstim­mung von Arbeits­zei­ten gehen, ist ein kur­zer, auf die „Basics“ redu­zier­ter Dienst (wie Whats­app) ideal und durch­aus effi­zi­ent — etwa gegen­über Anruf(-Kette), Email und ins­be­son­dere dem Brief. Geht es um Details, einen spe­zi­fi­schen Sach­ver­halt, darum mehr nach­hal­tig zu schaf­fen, ist die Email oder der gedruckte Briefe bes­ser geeig­net. Die Mühe/der Mehr­auf­wand (etwa als selbst­stän­dige For­ma­tie­rungs­ar­beit in Word — obschon dort natür­lich mehr oder min­der gelun­gene Vor­la­gen zu fin­den sind) kann im Ver­hält­nis zu Whats­app-Tex­ten auch Aus­druck von Enga­ge­ment sein. Ein­la­dun­gen zu einem grö­ße­ren Fest, gar einer Hoch­zeit soll­ten nach wie vor auf Papier ange­fer­tigt wer­den — am bes­ten mit­hilfe eines Pro­fis, damit nicht alles zen­triert gesetzt wird, weil das im Gemein­sinn als har­mo­nisch gilt. Die­ser Profi wird dann vor­aus­sicht­lich auch ein adäqua­tes Papier wäh­len, dass ein hap­ti­sches Erleb­nis ermög­licht — edler anmu­tend als das dünne 80-g-Papier unse­res nicht-digi­ta­len All­tags. In die­sem Zusam­men­hang soll­ten Sie auch der Emp­feh­lung fol­gen, min­des­tens die Anrede selbst, und zwar hand­schrift­lich via Fül­ler anzu­fer­ti­gen, gar große Teile der Nach­richt oder einen per­sön­li­chen Zusatz ent­spre­chend anzu­le­gen. Umso sel­te­ner Tinte gewor­den ist, umso mehr sticht sie her­aus und ihr per­sön­li­cher Cha­rak­ter ver­stärkt sich.

Sind Sie der Angeschriebene/die Ange­schrie­bene emp­fiehlt sich zur Ant­wort (soweit möglich/sinnvoll) das­selbe Medium zu nut­zen wie in der Kon­takt­auf­nahme. So bleibt die Kom­mu­ni­ka­tion grad­li­nig und eindeutig.

Natür­lich, wenn Sie ein geschäft­li­cher Kon­takt auf der Pri­vat­num­mer kon­tak­tiert, wäh­len Sie den offi­zi­el­len Kanal um zu ant­wor­ten — sofern Sie das über­haupt noch wol­len bzw. sobald Sie abwä­gen kön­nen, ob der Kon­takt­ver­such dreist oder nur ein Ver­se­hen war (die pri­vate Num­mer dem- oder der­je­ni­gen als offi­zi­elle zuge­tra­gen wurde).

Es gibt wei­tere Aus­nah­men, und zwar zwei: Dring­lich­keit und Effi­zi­enz. Wenn Ihre Kol­le­gen einen Sach­ver­halt stän­dig und mit zahl­re­chen Emails abstim­men wol­len: Da hat der eine noch nicht alle Emails gele­sen, da schreibt die andere zu einer neuen Mail usw. Effi­zi­en­ter ist es dann, einen ande­ren Kanal als denn sonst üblich zu wäh­len, viel­leicht eine grund­le­gende Neu­be­wer­tung des pri­mä­ren Kanals inter­ner Kom­mu­ni­ka­tion vor­zu­neh­men. Ein Anruf kann, Tele­fon- und Video­kon­fe­ren­zen kön­nen den Sach­ver­halt meist schnell und end­gül­tig klären.

Ein wei­te­res Sze­na­rio: Ihnen wurde eine Frist gesetzt — etwa in der Kom­mu­ni­ka­tion mit öffent­li­chen Insti­tu­tio­nen oder in juris­ti­schen Fra­gen oder es wird Ihnen hin­sicht­lich einer Job­of­ferte Bedenk­zeit gewährt — und Sie kön­nen diese nicht ein­hal­ten. Viel­leicht, weil Sie das pos­ta­li­sche Schrei­ben ver­zö­gert emp­fan­gen haben (im Zuge einer Pseu­do­frist viel­leicht — siehe unten). Oder weil Sie nie­man­den haben, nie­man­den beauf­tragt haben, in ihrer Abwe­sen­heit wich­tige Post zu öff­nen. Übri­gens wer­den Sie mit dem erst­ge­nann­ten Grund, obschon es immer mehr Sin­gles gibt und Ein­sam­keit ein ab und an in Medien dis­ku­tier­tes Thema ist, kaum Gehör fin­den — eine Beant­wor­tung wird stets vor­aus­ge­setzt. Ins­be­son­dere von staat­li­cher Stelle sind kom­mu­ni­ka­tive Umgangs­for­men (Urlaub, Geschäfts­zei­ten zu respek­tie­ren etc.) weit­ge­hend unbe­kannt oder müs­sen als mini­mal aus­ge­prägt beschrie­ben wer­den. Zudem scheint ein den 1950er Jah­ren ähn­li­ches Ver­hält­nis zw. „Kunde“ und Ver­wal­tung wei­ter­hin sehr ver­brei­tet — das wer­den wir immer wie­der behandeln.

Jeden­falls bräuchte eine knapp an der Frist lie­gende Beant­wor­tung auf glei­chem Wege (was meist pos­ta­lisch meint) zu lange — säcke­weise in der Annah­me­stelle lie­gend, das Ord­nen und Ver­tei­lung in den ein­zel­nen Abtei­lun­gen kommt noch zum in Rela­tion ohne­hin lang­sa­men Post­weg hinzu. Inso­fern ist dann ein schnel­le­res Medium sinn­voll — etwa der Kon­takt anhand einer oft auf den Schrei­ben ange­bo­te­nen Email­adresse (eines/einer Sachbearbeiters/einer Sach­be­ar­bei­te­rin), um zu bestä­ti­gen, dass das Schrei­ben Ihrer­seits bear­bei­tet wird und um eine Frist­ver­län­ge­rung zu bit­ten. Es wäre dann not­wen­dig, auf diese Nach­richt zu ant­wor­ten — also, dass der oder die Sach­be­ar­bei­te­rIn Ihnen bestä­tigt, dass es eine sol­che Ver­län­ge­rung gibt. Schließ­lich sind Sie der Kunde, nicht umge­kehrt. Bis­wei­len scheint hier natür­lich, wie gesagt, ein ande­res Ver­hält­nis in den Abtei­lun­gen gepflegt zu wer­den — mehr oder min­der deut­lich, indem man eben nicht ant­wor­tet oder tele­fo­nisch (aus eig­ner Erfah­rung des Autors die­ses Blogs) schwer bis gar nicht zu errei­chen ist … Es geht hier übri­gens nicht um das mehr oder min­der absicht­li­che oder bedau­er­lich unver­meid­li­che Nicht-Zah­len-Wol­len! Gemeint sind hier viel­mehr etwaige Fris­ten zum neuen Kran­ken­kas­sen-Tarif, zu geän­der­ten Ein­kom­mens­ver­hält­nisse — bei­des wird bekann­ter­weise ohne­hin rück­wir­kend berechnet.

Sicher­lich ist gegen­über einer kur­zen Ant­wort auch der Ein­wurf denk­bar, dass das Beant­wor­ten diver­ser Nach­rich­ten die Per­so­nal­de­cke etwai­ger Abtei­lun­gen spren­gen würde. Aber diese Aus­sage kann hier nicht in Gänze ste­hen gelas­sen wer­den: Das all­sei­tige Spre­chen von Digi­ta­li­sie­rung ver­gisst näm­lich, dass das Ver­schi­cken etwai­ger Schrei­ben und For­mu­lare, aber auch die Beant­wor­tung etwai­ger Mails stan­dar­di­siert ist, stan­dar­di­sier­bar ist bzw. wei­ter auto­ma­ti­siert wer­den kann, sodass sich der etwaige Auf­wand deut­lich mini­mie­ren lässt. Es über­rascht, dass sol­che Maß­nah­men noch nicht ergrif­fen wur­den — ange­sichts der durch sol­che kom­mu­ni­ka­ti­ven Schwä­chen begüns­tig­ten Kli­schees, erfah­rungs­ge­mä­ßer Pos­sen (etwa mona­te­lan­ger Zusen­dung der immer glei­chen For­mu­lare durch immer wie­der andere Sach­be­ar­bei­te­rIn­nen) oder die durch Digi­ta­li­sie­rung schon­ba­ren chro­nisch klam­men Kassen …

Es sollte ver­in­ner­licht wer­den: Wenn ich einen Kanal — ein bestimm­tes Medium zur Kon­takt­auf­nahme — anbiete, dann muss ich auch bereit sein, über ihn zu kommunizieren.

Das gilt dann auch für Soziale Medien. Diese sind aus Sicht des Autors die­ses Blogs bereits über ihre Eta­blie­rung hin­aus, par­ti­ell und nüch­tern betrach­tet in einer gewis­sen Sta­gna­tion befind­lich. Das ist nichts Schlech­tes oder Kul­tur­pes­si­mis­ti­sches oder soll Was­ser auf Müh­len deren sein, die glau­ben, diese schreck­li­che (weil neue, weil jüngst kri­ti­sierte) Medi­en­form fände nun ein Ende, min­des­tens ein Abklin­gen. Es ist hier viel­mehr gemeint, dass sol­che Medien, wie jedes andere Medium, ihren Platz gefun­den haben, ein gigan­ti­sches Wachs­tum ist nicht unbe­dingt mehr zu erwar­ten. So wie es nach wie vor Buch, Film, Radio gibt, obschon immer wie­der ihr Unter­gang pro­gnos­ti­ziert wurde, wer­den sozial-digi­tale Medi­en­for­men nicht mehr abge­löst, höchs­ten kon­krete Anbieter/Plattformen ver­schwin­den … etwa der Nie­der­gang von Stu­divz..

In Deutsch­land ist diese Ent­wick­lung natur­ge­mäß etwas ver­zö­gert — viele Unter­neh­men ent­schlie­ßen sich erst jetzt, ent­spre­chende Kanäle auf­zu­bauen. Das lässt sich etwa mit einem Blick auf Stel­len­an­zei­gen nach­voll­zie­hen, in wel­chen Refe­ren­ten für Neue Medien gesucht wer­den. Nicht sel­ten wird dabei — mit dem Ansinnen/mit dem „Das brau­chen wir jetzt dann doch mal!“ — über das Ziel hin­aus­ge­schos­sen: Warum braucht ein B‑to-B-Unter­neh­men unbe­dingt einen ent­spre­chen­den Kanal? Warum ein Her­stel­ler eines indus­tri­el­len Pro­duk­tes ein Pro­fil? Denn was soll dar­auf ver­brei­tet wer­den? Wer soll damit erreicht und ange­spro­chen wer­den? Ist über­haupt jemand im Unter­neh­men, der/die den Kanal lang­fris­tig pflegt? So wirft es dann kein gutes Licht auf das jewei­lige Unter­neh­men, wenn sich etwa ein Was­ser­ver­sor­ger ein Twit­ter-Pro­fil zulegt, dort aber keine aktu­el­len Stö­run­gen zu pos­ten vermag …

Obschon ein alt­be­kann­tes Thema, so doch nicht an Aktua­li­tät ein­bü­ßend: die Namen des Pro­fils und, ins­be­son­dere und noch älter, etwai­ger Email­adresse selbst.

Es sollte (für Emails) eine ver­nünf­tige Form gefun­den wer­den: Vor­name und Name und/oder eine Insti­tu­tion. Diese Mail sollte dann ein­her­ge­hend einen pas­sen­den Namen erhal­ten: Die „personalabteilung@XY.de“ heißt dann kon­se­quen­ter­weise „Per­so­nal­ab­tei­lung XY“ und nicht „per­son per­so­nal“ oder ähn­lich Kryptisches.

Es geht schließ­lich um die Reprä­sen­ta­tion und den lang­fris­ti­gen (öko­no­mi­schen) Erfolg einer Kör­per­schaft, wenn auch bekann­ter­weise die­ser Druck gerade bei öffent­li­chen Insti­tu­tio­nen wenig aus­ge­prägt ist.

In die­sem Zusam­men­hang emp­fiehlt sich, wie jüngst im Zuge etwai­ger Bewer­bungs­por­tale immer mehr zu beob­ach­ten, auf quasi-anonyme Ant­wort-Unter­schrif­ten zu ver­zich­ten: „Mit freund­li­chen Grü­ßen Die Per­so­nal­ab­tei­lung“ → NEIN, weil gleich­gül­tig wirkend!

Klar, es geht um die Reprä­sen­ta­tion einer Kör­per­schaft, aber ohne einen kon­kre­ten Ansprech­part­ner zei­gen Sie am Ende nur, dass die (Initiativ-)Bewerbung bei­spiels­weise nur pro forma mög­lich ist und sel­bige Sie eigent­lich nicht interessiert.

Sind Sie ein Unter­neh­mer — und sei es „nur“ ein selbst­stän­di­ger „Einzelkämpfer“/eine „Ein­zel­kämp­fe­rin“, als Gärtner/als Gärt­ne­rin —, so sollte eine knappe Inter­net­prä­senz inklu­sive Serio­si­tät ver­brei­ten­der Tele­me­di­en­ge­setz-Anga­ben und einer Steu­er­iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer sowie einer voll­stän­di­gen Email­adresse Pflicht sein. Die dazu­ge­hö­rige Mail: „kontakt@gaertner-xy.de“.

Sol­che knap­pen und fokus­sier­ten Auf­tritte wir­ken pro­fes­sio­nell und drü­cken auch eine gewisse Ver­läss­lich­keit aus — ent­spre­chende Sei­ten sind zudem für wenige Euro im Monat rea­li­sier­bar. Wich­tig — noch­mal — die Email sollte natür­lich auch gepflegt und dor­tige Nach­rich­ten zeit­nah beant­wor­tet wer­den, sonst las­sen Sie es lie­ber … „Macht das alles wirk­lich Sinn?“, sagen Sie zu Recht, weil es doch eben noch hieß, dass bis­wei­len (wenn auch in Bezug auf Soziale Medien) über das Ziel hin­aus­ge­schos­sen wird. Aber:

Auch immer ältere Semes­ter recher­chie­ren über das Inter­net — kann dort nichts gefun­den wer­den oder ist der Befund befremd­lich, redu­ziert sich die Chance einer Kon­takt­auf­nahme und eines zu erwar­ten­den Geschäfts.

3. Wie schreibe ich — ein paar Textbrocken, Typographie- und Design-Grundlagen

Hier wer­den wir nicht bei null begin­nen. Dies­be­züg­li­che Stich­worte sind bereits gefal­len und mögen hier genü­gen. Es sind schließ­lich ver­in­ner­lichte, grund­le­gende Umgangs­for­men gemeint:

Höf­lich, respekt­voll — ggf. sou­ve­rän, seriöse und pro­fes­sio­nell gilt es zu kom­mu­ni­zie­ren; wenn Sie mal etwas „direk­ter“ ange­schrie­ben wur­den — nicht die Con­ten­ance verlieren.

Schließ­lich — Daten­schutz hin oder hier — könn­ten Ihre wüten­den Ant­wor­ten lang­fris­tig gespei­chert wer­den und eine Ent­glei­sung bleibt damit nicht nur im Gedächt­nis. Inso­fern — auch in Bezug zum 1. Punkt — bie­tet sich eine übri­gens auch im ver­ba­len All­tag prak­ti­ka­ble, einen freund­lich-sozia­len Aus­tausch för­der­li­che Kom­mu­ni­ka­tion auf Augen­höhe an. Auch oder beson­ders dann, wenn es eine Hier­ar­chie gibt. Wobei hier nicht behaup­tet wer­den soll, das Kon­zept der „fla­chen Hier­ar­chien“ biete einen voll­stän­di­gen Gegen­satz. Oft sind damit ver­bun­dene Struk­tu­ren vor allem eine Art Illu­sion, denn gerade in Unter­neh­mung liegt die Ver­ant­wor­tung am Ende doch bei eini­gen oder weni­gen. Gleich­wohl eben auch in den meis­ten Unter­neh­men nicht Ein­zel­per­so­nen, son­dern Teams hin­ter etwai­gen Errun­gen­schaf­ten ste­hen. Fla­che Hier­ar­chien sind also vor allem eine kom­mu­ni­ka­tiv-soziale Stra­te­gie, Team­fä­hig­keit, Enga­ge­ment und Krea­ti­vi­tät zu för­dern. Was umge­kehrt nicht heißt, fla­che Hier­ar­chien seien Augen­wi­sche­rei — besagte Effekte sind essen­ti­ell! Nicht zuletzt sorgt eine stark hier­ar­chisch geprägte Atmo­sphäre — eben auch text­lich eta­bliert — für fol­gen­des Pro­blem: näm­lich dem Chef/der Che­fin immer nur dem Mund zu reden. Oder: Wozu in einer kom­ple­xen Welt Exper­ten ins Unter­neh­men holen, wenn der ein­zelne oder die ein­zelne Füh­rungs­per­son glaubt, alles bes­ser zu wis­sen? Teu­fels­kreise, Sta­gna­tion oder Betriebs­blind­heit könn­ten die Fol­gen sein …

Ins­ge­samt ist hier am Ende eine gewisse Abwä­gung not­wen­dig — manch­mal müs­sen von bestimm­ten Per­so­nen etwaige Ent­schei­dung rea­li­siert wer­den, auch wenn sie keine Zustim­mung fin­den. In die­sem Fall bedarf es einer deut­li­che­ren, aber nie­mals her­ab­wür­di­gen­den Spra­che. Als Faust­re­gel gilt, Hier­ar­chie hin und her:

Wie in einer In-natura-Begeg­nung Son­nen­bril­len­trä­ger sel­bige abneh­men soll­ten, um dem ande­ren offen in die Augen zu schauen, sich selbst in Augen schauen zu las­sen, gilt es im Text vor­zu­ge­hen! Das heißt bei­spiels­weise, prä­zise zu sein und im Falle etwai­ger Unstim­mig­kei­ten mode­rat zu bleiben.

Daher gilt es — ganz all­täg­lich —, Ter­mine und Fris­ten klar zu benen­nen: nicht „nächste Zeit …“, son­dern dann und dann. Reak­tio­nen haben ebenso deut­lich aus­fal­len: „Werde mich bis dann und dann mel­den …!“ — siehe unten.

Es emp­fiehlt sich bei Erst­kon­takt — nicht nur schrift­li­cher Natur, son­dern etwa bei Betre­ten eines Büros — zumin­dest eine hier­ar­chi­sche Grund­struk­tur Ihres poten­ti­el­len Kontaktinteresses/Ihres womög­lich künf­ti­gen Arbeit­ge­bers im Auge zu behalten/recherchiert zu haben, um even­tu­ell eben auch eine flach-hier­ar­chisch ange­legte Kom­mu­ni­ka­tion zu iden­ti­fi­zie­ren. Sind Sie sich nicht sicher, gilt fol­gende Regelung:

  • Nen­nen Sie die hier­ar­chisch höchst­ste­hende Per­son im Anschrei­ben zuerst.
  • In natura geben Sie ihr zuerst die Hand.

Beliebte Faust­re­geln wie „Ladies first!“ sind hier nicht gül­tig, gar fatal und ohne­hin dis­ku­ta­bel: Sie bewe­gen sich näm­lich zwi­schen posi­ti­ver Dis­kri­mi­nie­rung und Zemen­tie­rung alter Welt­mo­delle (die Frau als beson­ders Ver­eh­rens­wert, aber damit auch zart, zerbrechlich …).

Ent­spre­chend soll­ten Sie sich — egal wel­chen Geschlechts — ange­wöh­nen, gibt man Ihnen die Hand, auf­zu­ste­hen! Und natür­lich sich zum initia­ti­ven Hand­ge­ben zu erheben …

Das gilt auf für Chefs etc. — so wird auch in der Köper­hal­tung eine Kom­mu­ni­ka­tion auf Augen­höhe ersicht­lich. Denke Sie daran, Kom­mu­ni­ka­tion ist nicht nur „da drau­ßen“ in Medien wie Druck oder Film etc. zu fin­den, son­dern all­ge­gen­wer­tig (wenn auch nicht bewusst) — ein erheb­li­cher Teil jeder Kom­mu­ni­ka­tion läuft nonverbal.

Apro­pos Hier­ar­chien: Die durch­aus mit die­sem Begriff argu­men­tie­ren­den Dis­kurse um Gleich­be­rech­ti­gung bzw. wei­tere Geschlechts­ver­ständ­nisse — dass diese ande­ren For­men dis­kri­mi­niert wer­den — wei­sen auf einen stark männ­lich ori­en­tier­ten Sprach­ge­brauch hin. Als Medi­en­ma­cher und Wis­sen­schaft­ler nun sind diese Argu­mente natür­lich nach­voll­zieh­bar — schließ­lich ist Spra­che im Text oder Ver­bal eben ein stark Men­schen prä­gen­des Medium ≈ etwa als Den­ken in Spra­che! Ver­ge­gen­wär­ti­gen Sie sich, dass Dis­kri­mi­nie­rung bedau­er­li­cher­weise, auch abseits der Geschlech­ter­frage, all­ge­gen­wer­tig ist — kei­ner möchte sie erfah­ren, kei­ner ist so ganz davor gefeit, selbst dann und wann zu dis­kri­mi­nie­ren. Ein Bemü­hen, Dis­kri­mi­nie­rung zu ver­mei­den, soll­ten Sie aber zumin­dest anstreben.

Die Umfor­mung der Spra­che in Rich­tung einer gewis­sen Geschlechts­neu­tra­li­tät ist inso­fern aller­dings „ein­zu­gren­zen“, also dass Spra­che natür­lich nur eine unter vie­len Ein­fluss­grö­ßen ist und der For­de­rung nach Neu­tra­li­tät ein bis­wei­len sehr kau­sa­les Wir­kungs­ver­ständ­nis zugrunde liegt — etwa so: „Spra­che fes­tigt defi­ni­tiv Dis­kri­mi­nie­rung!“ So ein Ursa­chen-Wir­kungs­ver­ständ­nis ist im Sinne bereits oben beschrie­be­ner sys­te­mi­scher oder netz­werk­theo­re­ti­scher Vor­stel­lun­gen zu pau­schal und ver­ein­facht. Diese hit­zige Debatte, die hier nicht im Detail behan­delt wer­den kann, wäre also ten­den­zi­ell in sach­li­che Gründe zu füh­ren — das gilt für alle Betei­lig­ten. Dennoch:

Eine weni­ger stark geschlechts­spe­zi­fi­sche Spra­che ist etwa in der Kon­takt­auf­nahme mit modern geführ­ten Unter­neh­men und Insti­tu­tio­nen (etwa einer Uni­ver­si­tät) zu emp­feh­len — einer­seits, weil sie zeit­ge­mäß ist und durch­aus kom­mu­ni­ka­tiv bzw. medi­en­theo­re­tisch nach­voll­zieh­bar: statt „Stu­den­ten und Stu­den­ten­in­nen“ „Stu­die­rende“ zum Beispiel.

Ande­rer­seits — wenn Sie den Gedan­ken einer sol­chen Sprach­hand­ha­bung ableh­nen, Sie sich nicht mal ten­den­zi­ell für den Sinn dahin­ter erwär­men kön­nen — soll­ten Sie sich mit Blick auf eine even­tu­ell von Ihnen ange­strebte Stelle zumin­dest daran ver­su­chen oder dann doch einen ande­ren Arbeit­ge­ber ins Auge fassen.

Wie es also bzw. den­noch keine über­stra­pa­zierte Hier­ar­chie­spra­che geben sollte, ist umge­kehrt die unent­wegte Kom­mu­ni­ka­tion einer Harmonie/zur Fes­ti­gung sel­bi­ger oder deren Illu­sion glei­cher­ma­ßen wenig sinn­voll. Manch­mal sind Kon­flikte — vor­aus­ge­setzt einer pro­fes­sio­nel­len, unper­sön­li­chen und kon­struk­ti­ven Kri­tik­kul­tur — unum­gäng­lich und Pro­bleme gehö­ren ange­spro­chen, gerade wenn es darum geht, „etwas“ zu errei­chen (kom­mer­zi­el­ler Erfolg, ein For­schungs­ziel etc.). Dar­über hin­aus kann eine gute Dis­kus­sion bis­wei­len ein gro­ßer Gewinn sein — in Bezug auf etwaige Krea­tiv­ent­schei­dun­gen. Aber auch mit die­sen Bei­spie­len befin­den wir uns — sagen Sie zu Recht — noch auf einer sehr all­ge­mei­nen Ebene.

Kom­men wir daher wie­der deut­li­cher auf das Text­ver­fas­sen zurück, sogar auf den Kom­plex der Anrede: Zu einer respekt­vol­len Kom­mu­ni­ka­tion gehört eben eine kor­rekte Anspra­che — wie gesagt im Rah­men kon­kre­ter Abwä­gun­gen: So wird z. B. beim Mili­tär durch­aus — trotz deut­li­cher Hier­ar­chien — bei einer gewis­sen Ver­traut­heit ver­bal auf eine klas­si­sche Anrede umge­schwenkt, die sich auf „Herr“ oder „Frau“ beschränkt. Bei ers­ter Kon­takt­auf­nahme erschei­nen die oben genann­ten For­mu­lie­run­gen dem Autor die­ses Blogs jedoch sinn­voll, um „auf der siche­ren Seite“ zu sein.

Wie eben­falls bereits oben erwähnt, ist in die­sem Zusam­men­hang auch das Duzen Abwä­gungs­sa­che und eine Frage etwai­ger Ver­traut­heit. Eine par­ti­elle Abwei­chung davon stellt der in einer Kör­per­schaft gepflegte, im Zuge einer Cor­po­rate Iden­tity bzw. deren geziel­ter Umset­zung als Cor­po­rate Design erdachte, als Gui­de­line for­mu­lierte Sprach­ge­brauch (≈ Cor­po­rate Wor­d­ing) dar: etwa in Geschäfte für jün­gere Mode bzw. jene, die sich so füh­len wol­len (Ü30–Ü50), oder in Unter­neh­men, die als Teil der jewei­lig kon­zi­pier­ten Kul­tur auf aka­de­mi­sche Grade (etwa auf Visi­ten­kar­ten) verzichten.

Das ist stets gewagt und eine wohl zu über­le­gende Ent­schei­dung mit Blick auf etwaige Gefühls­la­gen von Kon­tak­ten und/oder Kun­den: Den­ken Sie nur daran, dass Sie, gerade 16 und vom Leh­rer mit „Sie“ ange­spro­chen, doch auch eine andere Behand­lung erfuh­ren und ggf. Wert auf die­sen mit dem „Sie“ ver­bun­de­nen Umgang leg­ten; den­ken Sie nur daran, dass mit Ende/Mitte 30 bei dem einen oder ande­ren schon die Melan­cho­lie einer „ver­lo­re­nen Jugend“ ein­setzt und das „Du“ will­kom­men wird …

Das Duzen ist eine Frage kom­mu­ni­ka­ti­ver Auf­be­rei­tung — das ent­spre­chend einer etwai­gen Fir­men­po­li­tik gepflegte Duzen muss mehr oder min­der expli­zit als Spiel­re­gel und eben als Nicht-Respekt­lo­sig­keit gegen­über Außen­ste­hen­den gekenn­zeich­net werden!

Ein ers­ter dahin­ge­hen­der Schritt wäre etwa in Kon­takt­for­mu­la­ren (auf einer Home­page) gar nicht erst nach dem Nach­na­men zu fra­gen — so zei­gen Sie impli­zit, „wie es bei ihnen zugeht“. Aber es bleibt dabei, ein gewis­ses Risiko ist nicht aus­zu­räu­men — schließ­lich kön­nen Sie nicht von jedem Kun­den ver­lan­gen, dass er Ihre Spiel­re­geln akzep­tiert oder Ihre Fir­men­phi­lo­so­phie im Detail stu­diert. Übri­gens, das Feh­len sel­ber auf vie­len Inter­net­prä­sen­zen ist in die­ser hin­sicht­lich beson­ders nachlässig.

Obschon also das Duzen zwei­fel­los zum ers­ten Punkt zählt, so hat es zusätz­lich auch eine gestal­te­ri­sche Dimen­sion. Doch zunächst zu den Fak­ten: Im Zuge der neuen Recht­schrei­bung sind es und seine Pos­ses­siv­pro­no­men (auch) kleinschreibbar:

also schrift­lich theo­re­tisch mög­lich, aber mit Vor­be­halt: „du“ statt „Du“

Das Risiko ist dann aber, dass man gerade bei Älte­ren auf Unver­ständ­nis stößt — zwi­schen Ihnen, als Brief­au­tor, unter­stell­ter Respekt­lo­sig­keit und der Ver­mu­tung eines Recht­schreib­feh­lers. Klar, das kleine „du“ müsste rei­chen, schließ­lich drückt es Ver­traut­heit und Ega­li­tät aus — aber es gibt eben in Fra­gen der Ver­traut­heit Zwi­schen­töne, die eine kom­mu­ni­ka­ti­ves Fein­ge­fühl erfor­der­lich machen: Vor­na­men­ge­brauch + „Sie“ in man­chen Büros, genauso wie „Du“ und trotz­dem keine Freund­schaft … Und mit älter ist hier nicht gemeint „70 auf­wärts“. Die Umstel­lung der Recht­schrei­bung, die dann nach­fol­gende Jus­tie­rung sel­bi­ger hat auch heute 30–40-jährige betrof­fen, sie in rela­tive jun­gen Jah­ren erwischt, und sowieso zu einer Ver­wir­rung geführt. Hier ist nicht der Platz für große Aus­füh­run­gen zu die­ser Pro­ble­ma­tik, der Autor die­ses Blogs möchte aber behaup­ten, eine gewisse Unge­zwun­gen­heit gegen­über einem als unum­stöß­lich dekla­rier­ten Regel­werk wäre hin­sicht­lich der Recht­schrei­bung nicht immer der Unter­gang. Ins­be­son­dere, wenn ander­seits typo­gra­fi­sche Maß­nah­men — wie ja mit die­sem Bei­trag ange­mahnt — kaum Gebrauch fin­den, nicht mal ein Level wie das der Unge­zwun­gen­heit erreicht haben.

Der Autor die­ses Bei­trags emp­fiehlt, das „Du“ groß zu schrei­ben! Denn so sticht es ein­fach als wür­di­gende Form der geziel­ten Anspra­che aus dem „Bild“ des Tex­tes her­aus — natür­lich nicht wesent­lich, schließ­lich wird im Deut­schen gegen­über etwa dem Eng­lisch ja viel groß geschrieben.

Wenn es auch vor­aus­greift — näm­lich das Ende eines Schrift­sat­zes mei­nend und im letz­ten Punkt erneut bzw. expli­zite Behand­lung fin­dend —, so steht es doch in Bezug zum Kom­plex eines höf­li­ches Umgangs und muss hier bereits Erwäh­nung fin­den: Ant­wor­ten auf etwaige Kon­takte sind in der Regel Pflicht — wer weiß, was sich aus die­sem ers­ten Wech­sel noch ergibt, den­ken Sie daran, dass unschöne bzw. in die­sem Fall aus­blei­bende Reak­tio­nen viel­leicht mit ande­ren geteilt wer­den und Ihren Ruf beein­flus­sen kön­nen. Han­delt es sich um Wer­be­bot­schaf­ten, gar Spam oder Ent­glei­sun­gen, weni­ger wer­tend um „geschlos­sene“ Schrei­ben, die eine Reak­tion nicht unbe­dingt erfor­der­lich machen, kann das Ant­wor­ten — je nach­dem — aus­blei­ben. Dazu spä­ter also mehr …

Zum Text: Wie bereits erwähnt, hier soll nicht im Detail erläu­tert wer­den, was zu schrei­ben ist — das ist ohne­hin nicht mög­lich, würde auch indi­vi­du­el­ler Kom­mu­ni­ka­tion ent­ge­gen­lau­fen. Phra­sen und Flos­keln sind zwar durch­aus beru­hi­gend — jeder ver­ge­wis­sert dem ande­ren gegen­über einen respekt­vol­len Umgang/ein ent­spre­chen­des Ansin­nen zu haben. Sie kön­nen inso­fern eine kom­mu­ni­ka­tive Aus­ge­gli­chen­heit begüns­ti­gen, sie sind dann aber ggf. so leer, dass sie eigent­lich nicht ernst gemeint sind und damit keine Beant­wor­tung erfor­dern — sogar, wenn sie als Frage for­mu­liert sind (Auch dazu unten mehr — siehe dazu den nächs­ten Punkt). Den­noch ist zumin­dest ein kon­kre­ter Tipp zum For­mu­lie­ren an die­ser Stelle zu geben:

Nach der Anrede soll­ten Sie nie­mals mit „ich“ oder „wir“ begin­nen! Das wirkt sehr selbst­be­zo­gen, Sie schei­nen ver­meint­lich wenig auf Ihr Gegen­über einzugehen.

Wie eben­falls bereits oben ange­ris­sen ist es als ein eine Insti­tu­tion Reprä­sen­tie­ren­der ver­stö­rend und wenig pro­fes­sio­nell, ein Schrei­ben nicht nur mit „ich“ zu begin­nen, son­dern auch kon­stant so fort­zu­set­zen. Im Text wäre also „wir“ in vielen/manchen Text­tei­len eine bes­sere Wahl.

Ins­be­son­dere Per­so­na­ler soll­ten in ihrer schrift­li­chen Reak­tion (auf eine Bewer­bung) nicht mit „Ich“ auf­tre­ten. Posi­tiv könnte ein der­ar­ti­ges Vor­ge­hen noch als ver­ant­wor­tungs­be­wusst gedeu­tet wer­den ≈ man über­nimmt sel­bige für eine even­tu­elle Ent­schei­dung oder Absage. Nega­tiv: „Ganz schon ego­zen­trisch als Teil einer grö­ße­ren Kör­per­schaft!“ Zudem: Es kann hier zwar nicht ver­tie­fend dar­über debat­tiert wer­den, ob sol­che Ent­schei­dun­gen über­haupt von Per­so­na­ler getrof­fen wer­den kön­nen, schließ­lich sind sie regel­mä­ßig fach­fremd im Bezug auf even­tu­elle Stel­len­aus­schrei­bun­gen … Aber: Was sagt das über die Insti­tu­tion aus, in der solch eine Ent­schei­dungs­be­fug­nis nicht durch die Fach­de­zer­nen­ten, den/die spätere/n Vorgesetzte/n wahr­ge­nom­men wird?

Und gänz­lich ambi­va­lent wirkt in die­sem Zusam­men­hang — noch­mals auf die Anrede bezo­gen und wenn diese schon aus mehr oder min­der öko­no­misch begründ­ba­ren Abwä­gun­gen her­aus unper­sön­lich aus­fällt (»Sehr geehrte Bewer­bende …«) — mit »Guten Tag« eine Absage zu begin­nen. Die Stelle wird dem Bewer­ber womög­lich auf Grund ihrer Nähe zum Wohn­sitz, dem Gehalt, aber auch der Auf­gabe inter­es­siert erschei­nen — Herz­blut schwingt dann in der Bewer­bung mit. Klar, in jedem Rat­ge­ber wer­den Sie lesen, Absa­gen soll­ten nicht per­sön­lich genom­men wer­den. Doch wirkt es bei­nahe wie Hohn eine Absage mit »Guten Tag« zu über­schrei­ben — daher:

Absagen/negative Mel­dun­gen soll­ten nie mit »guten Tag« etc. ein­ge­lei­tet wer­den — das för­dert Frus­tra­tion (auf Sei­ten des Ange­schrie­be­nen) und lässt die sozia­len Kom­pe­ten­zen des Schrei­ben­den frag­wür­dig erschei­nen: Ob der Tag nun noch ein guter ist, ist in der Emp­fin­dung des Emp­fän­gers kei­nes­falls garantiert …

Oben wurde aber moniert, dass in Bewer­bungs­por­ta­len nur mit „Die Per­so­nal­ab­tei­lung“ unter­schrie­bene Ant­wor­ten unper­sön­lich und hin­sicht­lich des Respekts gegen­über den Bewer­bern frag­wür­dig sind — wie passt das mit der jet­zi­gen Aus­sa­gen zusammen?

Einen Mit­tel­weg gilt es zu fin­den — Sie (als Per­so­na­ler) reprä­sen­tie­ren ein Unter­neh­men, selek­tie­ren teil­weise und sind ein Indi­vi­duum: Inso­fern tref­fen Sie bis­wei­len eine Ent­schei­dung im Sinne des Unter­neh­mens oder tei­len diese zumin­dest mit — „Wir“ —, ste­hen aber als sou­ve­rä­nes, ver­ant­wor­tungs­be­wuss­tes Sub­jekt — Ihr Name/Kontakt — für eine Sie anschrei­bende Per­son — eines genauso wert­vol­les Indi­vi­duum — auf Augen­höhe zur Verfügung!

Eine nicht voll­ends auf die Per­so­nal­ab­tei­lun­gen abzie­lende Kri­tik kann hier nur exkur­siv ange­schlos­sen wer­den: Unge­schickt ist es aber alle­mal unter eine gerade ein­mal auf 12 Monate befris­tete Stelle (meist als Ver­tre­tung also, sel­ten pro­jekt­ge­bun­den) Schlag­wör­ter wie »Fami­li­en­freund­lich­keit« und »Fle­xi­bi­li­tät« oder »Work-Life-Balance« zu setz­ten. Denn die moderne Wan­der­ar­bei­ter­schaft, die kurz­fris­tig, oft durch­aus hoch qua­li­fi­zierte Stel­len beset­zen muss, kann diese Leis­tun­gen wohl kaum für sich in Anspruch neh­men. Es lässt sich eben­falls fra­gen, wie Stel­len mit 25 % der Arbeits­zeit etwa im Uni­ver­si­tä­ren zu ver­ge­ben sind? Was soll in der kur­zen Zeit wirk­lich geleis­tet wer­den, wel­che oft mit ande­ren zu rea­li­sie­rende For­schungs­vor­ha­ben las­sen sich ange­hen, wenn Teile des Teams fast nie anwe­send sind — oder wird hier die Ein­for­de­rung über­mä­ßig unver­gü­te­ter Arbeits­zeit angedeutet?

Wir blei­ben beim Text, set­zen uns nun auf einer ande­ren Ebene mit ihm aus­ein­an­der. Und diese Aus­ein­an­der­set­zung beginnt erneut mit dem Medium — wie schon ein­gangs und zum ers­ten Punkt erwähnt:

Die Unter­schei­dung zw. Ver­pa­ckung und Inhalt ist nur eine theo­re­ti­sche! In kom­mu­ni­ka­ti­ven Vor­gän­gen gilt es, stets bei­des zu berücksichtigen!

Unter­be­wusst fin­det diese „Ver­ar­bei­tung“ ohne­hin statt — aber wie es nun ein­mal mit vie­len unter­be­wuss­ten Din­gen und der ein­her­ge­hen­den man­geln­dem Refle­xion ist, ver­hält es sich auch hin­sicht­lich der Gestal­tung: Sie wird über­se­hen, als gege­ben oder ober­fläch­lich ange­nom­men UND doch (je nach Per­son mehr oder weni­ger, gar nicht) wirkt sie. Und ist dabei — noch­mal — eine mit dem Inhalt zusam­men­hän­gende Größe:

Das heißt, für einen gedruck­ten Brief nut­zen Sie — etwa im Rah­men einer Bewer­bung — Papier mit mehr als 80 g. Für eine Ein­la­dung wäh­len Sie oder ein hin­zu­ge­zo­ge­nen Profi hoch­wer­ti­ges Papier (Lei­nen etc., je nach Anlassen/Ihrer Per­sön­lich­keit usw.) — das hebt sich vom Rest ab und bie­tet ein hap­ti­sches Erlebnis.

Dann ist ein kor­rek­tes Lay­out und sind es basis­ty­po­gra­fi­sche Über­le­gun­gen, die einen Schrift­satz auf­wer­ten, schlicht bes­ser les­bar machen — ins­be­son­dere in Emails oder gedruck­ten Brie­fen. Diese grund­le­gen­den Ele­mente sollte Ihr Schrift­satz also aufweisen:

Briefe (ins­be­son­dere Print) sollte über fol­gende Ele­mente verfügen:

  • Adress­feld (auch wenn spä­ter eine PDF dar­aus wird);
  • Text­block (Datum, Ort, Betreff, Anrede, Text, Ver­weis auf Anlagen)
  • grund­le­gende Daten Ihrer Per­son, ggf. Logo etc. bzw. Kon­takt­da­ten im Kopf­be­reich oder in Kopf- und Fuß­zei­len oder oben rechts, rechts vom Adress­feld, ver­klei­nert im Adress­feld (≈ Rück­sen­de­an­gabe) bzw. auf die­ses Berei­che ver­teilt (gerade bei Mehr­sei­tig­keit: Name, Email-Adresse und/oder Tele­fon­num­mer immer gleich ersicht­lich halten).

Es gilt: Las­sen Sie dem Text ein wenig Raum — halbe bis ganze Leer­zeile nach der Anrede, Leer­zeile vor dem Gruß etc.. Gebrau­chen Sie Absätze und oder Leer­zei­len zur Struk­tu­rie­rung län­ge­rer Texte. Rücken Sie wich­tige Infos ein oder nut­zen Sie einen ande­ren Schrift­schnitt (bold etc.) zu deren Hervorhebung.

Beschrän­ken Sie sich in Fra­gen des Raums nicht nur auf besagte Leer­zei­len. Text wird bes­ser les­bar, wirkt auf­ge­räum­ter, wenn es ein Mehr des soge­nann­ten „Weiß­raums“ gibt:

Hal­ten Sie die Zei­len also nicht zu lang, schon gar nicht knapp bis an die Rän­der! Nicht nur wird eine Bin­dung des Papiers oder das Lochen damit schwie­rig. Viel­mehr wird der Druck auf manch mit­tel­präch­ti­gen Gerä­ten unmöglichen.

Glei­ches gilt übri­gens auch für hand­schrift­li­che Ein­la­dungs­kar­ten: Abstand rechts, links, oben und unten; Leer­zei­len etc. In jedem Fall braucht es einen mit Bedacht gewähl­ten Zeilenabstand!

Das Ganze ver­hält sich bei Emails — eben medi­en­spe­zi­fisch — etwas anders:

Email-Ele­mente:

  • aus­ge­füll­tes Betrefffeld
  • im Text­feld: Anrede, Text­block, Signa­tur am Ende (Kon­takt­da­ten — Name, Email-Adresse und/oder Telefonnummer)

Auch bei Emails gilt, las­sen Sie ein wenig Raum: halbe bis ganze Leer­zeile nach der Anrede, Leer­zeile vor dem Gruß etc., Absätze und oder Leer­zei­len zur Struk­tu­rie­rung län­ge­rer Texte, wich­tige Infos ein­rü­cken oder einen ande­ren Schrift­satz nutzen.

[Wir kön­nen uns hier nicht detail­liert mit Fra­gen des Daten­schut­zes aus­ein­an­der set­zen, ein dies­be­züg­li­cher Hin­weise erscheint den­noch sinn­voll: Meh­rere Adres­sen oder Wei­ter­lei­tun­gen an andere soll­ten nur dann für alle Betei­lig­ten sicht­bar sein, wenn ein Ein­ver­ständ­nis aller vor­liegt. Ansons­ten nut­zen Sie anony­mi­sierte Ver­tei­ler oder setz­ten diese Adres­sen BCC, als Blindkopie.]

Die Email ist also in die­ser klas­si­schen Form eher schlicht, man könnte durch­aus sagen, sie ist in vie­ler­lei Hin­sicht der SMS und einer Whats­app ähn­lich. Die For­ma­tie­rung hat also Gren­zen — auch weil die Nach­rich­ten spä­ter im Email­pro­gramm oder im Brow­ser aus der Fas­son gera­ten kön­nen, da die Fens­ter ska­lier­bar sind. Auch des­halb sind Absätze für wich­tige Infos sinn­voll, sodass die­ses — ggf. unter­stützt durch Ein­rü­ckung — ten­den­zi­ell dem lin­ken Rand des jewei­li­gen Fens­ters nahe sind und damit wahr­schein­lich bes­ser sicht­bar wer­den oder ins Auge fallen.

Es gäbe die Mög­lich­keit, auch Emails ähn­lich „auf­wen­dig“ wie klas­si­sche Briefe zu gestal­ten — unter Ver­wen­dung eines HMTL-Codes. Sie ken­nen der­glei­chen aus Wer­be­mails, die quasi mit Logos, Gra­fi­ken, Links und Text kaum einer Inter­net­seite nach­ste­hen. Der Autor die­ses Blogs hält ein ent­spre­chen­des Vor­ge­hen für Nach­rich­ten aber unzweck­mä­ßig — nicht zuletzt, weil die Mail ggf. als Wer­bung miss­in­ter­pre­tiert wer­den kann, die Gra­fi­ken je nach Ein­stel­lung des Mail­pro­gramms gar nicht ad hoc dar­ge­stellt wer­den. Bild­da­teien kön­nen von etwai­gen Pro­gram­men gar als Gefahr ein­ge­stuft wer­den. Für Shops etc. hin­ge­gen ist diese Vari­ante natür­lich sinn­vol­ler, da sie kon­sis­tent ist und eben einer oder der Store-Seite ähnelt — deren Kom­mu­ni­ka­tion ist hier aber nicht das Thema bzw. nur am Rande.

Wid­men wird uns noch etwa detail­lier­ter dem klas­si­schen Brief. Warum? Sicher­lich ist sein Ein­satz im Rück­gang befind­lich, ander­seits als Anschrei­ben bei Online-Bewer­bun­gen for­mal (als PDF) wei­ter­hin aktuell!

Wol­len Sie einen Umschlag mit Sicht­fens­ter benut­zen, so muss die Emp­fän­ger­adresse fol­gen­der­ma­ßen gestaltet/positioniert werden:

  • 85 mm breit, 45 mm hoch
  • linke, obere Ecke des Fel­des: 45 mm von oben und 20 mm vom lin­ken Rand (A4)
  • Las­sen Sie inner­halb des Fel­des abstand zum Rand des­sel­ben, sodass die Adresse nicht durch Ver­rut­schen im Umschlag unles­bar wird.

Soll­ten Sie dem­entspre­chende Ver­pa­ckungs­ma­te­ria­lien mit Fens­ter nicht benut­zen wol­len, den Brief ohne Sicht­fens­ter ver­schi­cken bzw. statt­des­sen das Schrift­stück uploa­den oder einer Email anhän­gen wol­len, sind sie etwas freier in der Gestal­tung — blei­ben Sie aber den „gewohn­ten“ Struk­tu­ren ver­bun­den und posi­tio­nie­ren Sie die voll­stän­dige Anschrift (die pos­ta­li­sche), auch wenn Sie, wie gesagt, einen digi­ta­len Ver­sand anstreben/er als Option auf­ge­führt wird, oben links auf der (digi­ta­len) DIN-A4-Seite.

ODER: Wenn Sie mehr Erfah­rung haben — oder sich aneig­net haben (jen­seits eines Stu­di­ums durch ent­spre­chende Lek­türe und vor allem aus­rei­chend Übung) —, kön­nen Sie die Ele­mente auch in Tei­len anders posi­tio­nie­ren: Blei­ben Sie aber einer sicht­ba­ren Unter­tei­lung treu; d. h., die Ele­mente soll­ten visu­ell und/oder räum­lich unter­scheid­bar und klar iden­ti­fi­zier­bar blei­ben. Dies im Hin­ter­kopf kön­nen Sie mehr Ein­druck hin­ter­las­sen (weil sich Ihre Gestal­tung von der Masse abhebt; und dann, weil im Kopf­be­reich und in der Fuß­zeile mehr Raum bleibt, Wesent­li­ches wir­ken zu las­sen), indem Sie etwa den Text­block nach rechts rücken, ihre Kon­takt­da­ten links posi­tio­nie­ren — hier ein Bei­spiel (aller­dings nicht A4).

Datum und Orts­an­gabe wer­den klas­si­scher­weise unter­halb des Adress­fel­des, meist rechts­bün­dig gesetzt. Hin­sicht­lich des Datums gibt es beliebte typo­gra­fi­sche und ästhe­ti­sche Feh­ler oder mit Blick auf Duden und DIN min­des­tens etwas, das als Grau­zone beschreib­bar ist: In frü­he­rer Daten­ver­ar­bei­tung, zur Zeit der Schreib­ma­schine war es sinn­voll, es „nur“ mach­bar, das Datum in etwa so zu kodie­ren: „TT.MM.JJJJ“. Eigent­lich müs­sen auf die Punkte Leer­zei­chen oder halbe Leer­zei­chen fol­gen, Worte wer­den hier abge­kürzt. Diese „leer­zei­chen­freie“ For­ma­tie­rung hat sich der Erfah­rung des Autors die­ses Blogs nach aber der­art ver­brei­tet, dass sie wohl eher als feh­ler­los ver­stan­den wird. Der Gebrauch des Leer­zei­chens hin­ge­gen dann als Feh­ler — daher:

Datum nach eta­blier­ter Daten­ver­ar­bei­tung, aber bedingt „schön“:

TT.MM.(JJ)JJ

Bes­ser, aber viel­leicht als Feh­ler inter­pre­tiert — halbe oder gan­zes Leer­zei­chen; zudem in elek­tro­ni­scher Kom­mu­ni­ka­tion pro­ble­ma­tisch (wegen Zer­rei­ßen durch Umbrüche):

TT. MM. (JJ)JJ

Pro­ble­ma­ti­scher gestal­tet sich der Gebrauch eines hal­ben Leer­zei­chen auf elek­tro­ni­schen Wege des­halb, weil es nicht immer wird unter­stützt wird, sodass es etwa in Emails hin­sicht­lich etwai­ger Umbrü­che und der Ska­lier­bar­keit eines Email­fens­ters als Kom­pro­miss sinn­voll ist, doch auf Leer­zei­chen zu ver­zich­ten. Typo­gra­fie ist dies­be­züg­lich ein Kompromiss.

Oder Sie nut­zen diese die Dis­kus­sion umschif­fende Lösung für ein Datum:

(T)T. Monat (aus­ge­schrie­ben also) JJJJ

Wobei zu beach­ten ist:

3. Januar 2019

03. Januar 2019 

Die Null wird also weggelassen.

Ins­ge­samt soll­ten Datum- und Ortan­gabe so aussehen:

Mus­ter­stadt, den (T)T. (aus­ge­schrie­ben also) JJJJ

Oder so, um Mani­pu­la­tion vor­zu­beu­gen — also, dass das Datum im Nach­hin­ein geän­dert wird, indem vor das ein­stel­lige Datum noch eine Zahl gesetzt wird. Ähn­lich wie man frü­her Zah­len auf Checks zum Bei­spiel ausschrieb.

Mus­ter­stadt, TT. MM. JJJJ

Übri­gens ist das Abkür­zen von Jahr­zah­len ein schwie­ri­ges Feld — selbst für Typo­gra­phie­rende. „95“ statt „1995“ mag noch recht ein­deu­tig sein, weil wir uns noch nicht weit von der Jahr­tau­send­wende ent­fernt haben. „05“ wäre dann schon schwie­ri­ger: 1905 oder 2005? Die Angabe könnte als das Jahr 5 n. Chr. ver­stan­den wer­den. Unab­hän­gig davon: Zwar wird die Kor­rekt­heit bis­wei­len dis­ku­tiert, trotz­dem würde der Autor die­ses Tex­tes emp­feh­len (wenn eine Abkür­zung unbe­dingt not­wen­dig ist — ggf. aus Platz­grün­den, um unschöne Umbrü­che zu ver­mei­den), eher auf ein Apo­stroph zurück­zu­grei­fen: „’95“ statt „95“.

Typo­gra­phie kol­li­diert oft mit — typisch deutsch, möchte man behaup­ten — quasi reli­giös aus­ge­leg­ten Regel­wer­ken wie dem Duden oder der DIN. Typo­gra­phie ist, der Erfah­rung des Autors die­ses Blogs nach, in Tei­len eine Abwä­gungs­frage — etwa bezüg­lich der Sinn­haf­tig­keit Jah­res­zah­len abzu­kür­zen. Und: Typo­gra­phie ist vom Pro­jekt und des­sen Ziel­grup­pen abhän­gig. In jedem Fall ist sie eine kom­mu­ni­ka­tive Frage — so etwa hin­sicht­lich der Groß- respek­tive Klein­schrei­bung des „Du“/„du“. Eine wei­tere bei­spiel­hafte und hier kon­kre­tere Dis­kus­sion in die­ser Hin­sicht ist jene zum soge­nann­ten „Dep­pen­bin­de­strich“. Die dazu­ge­hö­rige Debatte soll — nach Beob­ach­tung des Autors die­ses Blogs — her­un­ter­ge­bro­chen vor allem beto­nen, wie intel­lek­tu­ell und auf­merk­sam jene, die den Ver­zicht des Dep­pen­bin­de­strichs for­dern, selbst zu sein glau­ben. Der Bin­de­strich kann näm­lich durch­aus — wie gesagt Text und des­sen Satz sind kom­mu­ni­ka­tive Mit­tel — „gekonnt“ den Lese­fluss len­ken, um Aspekte her­vor­zu­he­ben und natür­lich kom­plexe Sub­stan­tiv­ket­ten auf­zu­bre­chen — etwa in Ziel­grup­pen die mit den Begrif­fen nicht ver­traut sind.

Gut, aber um sol­che Details geht es hier in den maxi­mal zwei­sei­ti­gen Schrift­sät­zen nur sehr am Rande.

Jeden­falls folgt nun der Betreff:

Betreff: Xxx Yyy Ccc

Xxx Yyy Ccc

Das Wort „Betreff“ kann also auch weg­ge­las­sen wer­den. Sie soll­ten sich bemü­hen, den Betreff über der ers­ten Falz­marke zu posi­tio­nie­ren — wenn Sie den Brief aus­dru­cken und in einem DIN-Lang-Umschlag ver­sen­den wol­len. Dafür wird der Brief — übri­gens egal, ob Sicht­fens­ter oder nicht — zwei­mal gefal­tet (in Büros maschi­nell, zuhause dru­cken Sie Falz­mar­ken am lin­ken Rand auf — zur Ori­en­tie­rung für das Fal­ten oder fal­ten nach Augen­maß), sodass drei gleich große Teile entstehen:

Anschrift, Absen­der, Datum/Ort und Betreff soll­ten (in gedruck­ter Form) über der ers­ten Falz­marke lie­gen, sodass gleich (beim Öff­nen des Briefs) vom Emp­fän­ger zu erfas­sen ist, worum es geht.

Apro­pos Anrede: Abkür­zun­gen wie für einen Bache­lor of Arts sollte Sie, als im Auf­trag einer Insti­tu­tion Kommunizierende/r, zumin­dest ein­heit­lich ver­wen­den: Daher soll­ten Sie in ihrer Insti­tu­tion drin­gend einen Leit­fa­den ent­wi­ckeln, ver­öf­fent­li­chen und des­sen Umset­zung kon­trol­lie­ren. Gerade Insti­tu­tio­nen wie eine Uni­ver­si­tät haben ja auch noch einen teil-erzie­he­ri­schen Auf­trag — inso­fern soll­ten die, wenn über­haupt vor­han­de­nen, Leit­fä­den auch den Stu­den­ten näher gebracht wer­den: Und sei es nur als ein­füh­rende PDF für alle Neu­ein­ge­schrie­be­nen oder Angestellten.

Grund­sätz­lich sind Abkür­zun­gen — mar­kiert durch einen Punkt — durch Leer­zei­chen zu tren­nen, eben weil sie ganze Wort reprä­sen­tie­ren — B. A. und nicht B.A. wie z. B. und nicht z.B.. Nun hat sich wohl Dank der immer noch sehr einer Schreib­ma­schine ähneln­den Soft­ware Word und deren Ver­brei­tung das Aus­las­sen die­ser Leer­zei­chen ein­ge­bür­gert. Und, wie gesagt, als Resul­tat von Emails etc. und der dort begrenz­ten For­ma­tie­rung. Das Leer­zei­chen ist tat­säch­lich auch ästhe­tisch nicht immer ganz ideal und bei auto­ma­ti­sier­ten Umbrü­chen unschön/zu ver­mei­den. Daher kann alter­na­tiv ein hal­bes Lehr­zei­chen (auch in Word) gesetzt wer­den oder bei der Angabe aka­de­mi­scher Grade auf Punkte ganz ver­zich­tet werden:

Eigentlich/theoretisch (hal­bes oder gan­zes Leer­zei­chen): B. A. und z. B.

Frag­wür­dig, aber ver­brei­tet — ins­be­son­dere in elek­tro­ni­scher Kom­mu­ni­ka­tion bis­wei­len unum­gäng­lich: ohne Leer­zei­chen — B.A. oder z.B.

Umschif­fung hin­sicht­lich der Grade: BA, MA, PhD

Bei MA oder M. A. ist übri­gens nicht mehr klar, ob ein Magis­ter gemeint ist oder der „neue“ Mas­ter. Ob das eine bes­ser ist als das andere oder nicht oder umge­kehrt, soll hier nicht ent­schie­den wer­den. Es liegt aber eine dif­fe­rente Qua­li­tät (im Sinne von Eigen­schaft, nicht Wer­tung) vor, da dem Mas­ter etwa ein Bache­lor vor­an­geht, oft damit eine andere — z. B. geprüfte — Dif­fe­renz zwi­schen Grund­stu­dium und Spe­zia­li­sie­rung ver­bun­den ist … Wie gesagt, Abwä­gun­gen, Recher­chen und lie­ber ein wenig mehr Höf­lich­keit denn zu wenig sind eine sichere Num­mer. Das Aus­schrei­ben bei­der Grade ist — als Erleich­te­rung für Sie — ohne­hin eher selten.

Durch­aus wich­tig ist es, im wei­te­ren Schrift­satz „Stri­che“ und „Gän­se­füß­chen“ kor­rekt zum Ein­satz zu brin­gen — Sie zei­gen Zusam­men­hänge auf, wie sich Dinge zuein­an­der ver­hal­ten, for­men Pau­sen im Lese­fluss und kön­nen Beton­nung schaf­fen: oft ohne, dass der Text gele­sen oder der Kon­text ver­stan­den wer­den muss.

Sie sehen, der Inhalt wird visua­li­siert, kann visua­li­siert wer­den, gleich­sam ein eher nüch­ter­ner Text dra­ma­ti­siert wer­den. Sicher­lich wäre es ideal, wenn sich bei­des im Ein­klang zuein­an­der befände, schließ­lich kann bei­des als gleich­wer­tig gel­ten. Doch hier soll auf die Mög­lich­kei­ten einer Auf­wer­tung ver­wie­sen wer­den. Übri­gens ist (eben auch visu­elle) zu dra­ma­ti­sie­ren nichts Mani­pu­la­ti­ves (wie heute aller­seits vor­schnell behaup­tet wird), son­dern Dra­ma­tur­gie ist all­ge­gen­wer­tig: Die grüne Ampel als Start­schuss, die rote als Schluss; der Ablauf einer Wahl, des Ein­kaufs etc. Gerade daran schei­tern wis­sen­schaft­li­che Texte regel­mä­ßig — sie sind zu „tro­cken“, ver­ste­hen Kom­mu­ni­ka­tion nicht ganz­heit­lich, son­dern nur als Bei­werk. Aus so einer Hal­tung resul­tiert dann letzt­lich eine ver­passt Chance — wis­sen­schaft­li­che Text wer­den unzu­gäng­lich oder ihnen gelingt es nicht, ihre Inhalte zu erklären …

Begin­nen wir mit dem Bin­de­strich — und Silbentrenung:

Zei­len­um­bruch:

Haus-

bau

nicht:

Haus–

bau

nicht:

Haus—

bau

Bin­de­strich:

95-jäh­ri­ger, nicht 95–jähriger oder 95—jähriger

kri­ti­siert (als Dep­pen­bin­de­strich), aber kom­mu­ni­ka­tiv sinn­voll, weil ver­an­schau­li­chend: Dampfschifffahrtsgeschafts-Vertrag

Der Bin­de­strich ist in Word direkt ohne Tas­ten­kom­bi­na­tion abrufbar: „-“

Es gilt, Titel etwai­ger (zitier­ter) Werke in Kom­bi­na­tion mit ande­ren Sub­stan­ti­ven anhand solch eines Bin­de­strichs zu kop­peln. Das kann durch­aus pro­ble­ma­tisch sein, for­mal ist es aber so rich­tig ist:

Eigent­li­che Kopp­lung eines Buch-/Film-Titels und wei­te­rer Sub­stan­tive — nicht immer schön, da den „ Titel“ (zer-)störend:

für: Eine deut­sche Jagd­ge­schichte. (ein Kurz­film des Blog-Autors)

→ Eine-deutsche-Jagdgeschichte.-Autor

Pro­ble­ma­tisch ist dies Inso­fern, als dass hier in die dezi­dier­ten Fein­hei­ten und die Wir­kung eines Titels ein­ge­grif­fen wird, gar die Titel­be­stand­teile nicht mehr aus dem Text­block her­aus­fal­len. Auch wenn die fol­gende Maß­nahme erneut heiß dis­ku­tiert wird, nun unter der Abwer­tung „Dep­pen­leer­zei­chen“, könnte es sinn­voll sein , wie folgt vor­zu­ge­hen — wenn auch dies erneut Abwä­gungs­sa­che ist:

Mög­lich­keit: In der Kopp­lung Leer­zei­chen belas­sen, den Kom­plex mit Anfüh­rungs­zei­chen mar­kie­ren, um die Form des orgi­nä­ren Titels zu erhalten:

„Eine deut­sche Jagdgeschichte.“-Autor

Oder: Leer­zei­chen belas­sen, den Kom­plex mit Schrift­schnitt (hier kur­siv) kenn­zeich­nen — um auch so den ursprüng­li­chen Titel zu bewahren:

Eine deut­sche Jagd­ge­schichte.-Autor

Kor­rekte Gedan­ken­stri­che im Ver­hält­nis zum Bindestrich:

Falsch: „-“ Bin­de­strich als Gedankenstrich

Rich­tig: „–“ oder „—“

Mac: Com­mand + – oder Umschalt + Command + -

Win: Alt + 0150 oder Alt + 0151

Gedan­ken­strich stets mit Leerzeichen:

Xxx Yyy Ccc — Vvv Bbb Nnn — Mmm …

Ach­ten Sie auf — im Zusam­men­hang mit der Kopp­lung bereits behan­delte — kor­rekte bzw. ein­heit­li­che Anfüh­rungs­zei­chen in ihrem Text:

„…“

„Irgend­wel­che Stri­che“ machen Kom­mu­ni­ka­tion unge­nau — Zitat oder Titel sind eben nicht Zoll­zei­chen oder Zeit­an­ga­ben (und umgekehrt).

Tas­ten­kür­zen hän­gen von Ein­stel­lun­gen der Soft­ware ab … akti­vie­ren Sie etwa „Typo­gra­fi­sche Anfüh­rungs­zei­chen“ und deut­sche Spra­che bzw. Grammatik

(«…» — soge­nannte Guil­lemets in fran­zö­si­scher Form)

»…« — übli­cher, und zwar umge­kehr­ter Gebrauch der Guil­lemets in Deutschland

Mac: Com­mand + Umschalt + Q bzw. Com­mand + Umschalt

Win: Alt + 0187 — Alt + 0171

Merk­re­gel für kor­rek­ten Gebrauch: 99, unten — 66, oben

Brau­chen Sie ein­fa­che Anfüh­rungs­zei­chen (Zitat im Zitat, Mar­kie­rung etwai­ger (salop­per) Wen­dun­gen), nut­zen Sie eben­falls kor­rekte For­men und nicht „was dem am Nächs­ten“ kommt:

‚…‘

(‹…›)

›…‹

nicht: ›…‹

Benö­ti­gen Sie ein Apo­stroph, nut­zen Sie, wie gese­hen, das kor­rekte Zei­chen und nicht „irgend­ei­nen Strich da oben“:

’95

Mac: Umschalt + Alt + #

Win: Alt + 0146

nicht: ’95

Apro­pos Zah­len: Wenn Sie Öff­nungs­zei­ten nen­nen oder Anga­ben „von bis“ machen wol­len, schrei­ben Sie ent­spre­chen­des („von“ 9 „bis“ 12) im Fließ­text aus. Geson­dert oder als Auf­lis­tung nut­zen Sie den Gedankenstrich:

Biss­strich (alias Gedankenstrich): –/—

25–30 oder 25—30, jeweils ohne Leerzeichen

Der Biss­strich ist auch der Streckenstrich:

Rom–Oldenburg oder Rom—Oldenburg, jeweils ohne Leerzeichen

nicht: 25–30, Rom-Olden­burg (das wäre dann eine Stadtteilbezeichnung)

Der Bin­de­strich wird manch­mal als Minus bezeich­net, etwa wenn Sie ande­ren eine Web­adresse diktieren.

Das eigent­li­che Minus ist der Gedankenstrich:

10 – 2 = 8, jeweils mit Leerzeichen

nicht: 10–2 oder 10–2, auch nicht 10 – 2 etc.

Tele­fon­num­mern:

In Zweier- oder Drei­er­grup­pen von hin­ten, durch­aus mit Vor­wahl neu­be­gin­nend — erhöht die Lesbarkeit:

+49 / 12 34 / 5 67 89

Durch­wahl:

+49 / 12 34 / 5 67 89–123

oder:

049.1 234 567 123

Haus­num­mer: Mus­ter­straße 12a

→ bes­ser les­bar: Mus­ter­straße 12 a

→ oder: Mus­ter­straße 12 A

→ ästhe­tisch bes­ser, weni­ger aus­ein­an­der geris­sen, hal­bes Leerzeichen

Post­fach: 1234

→ bes­ser les­bar: 12 34

→ ästhe­tisch bes­ser, weni­ger aus­ein­an­der geris­sen, hal­bes Leerzeichen

wei­tere rele­vante Nummern:

in Vier­grup­pen von vorne: IBAN DE89 1234 4762 4758 1234 00

Steu­er­num­mern wer­den weit­ge­hend mit Schräg­stri­chen gegliedert:

Finanzamt/Bezirk/Unterscheidungsnummer und ange­hängt ohne Leer­zei­chen ein Prüfziffer

Nach die­sen sehr spe­zi­fi­schen Tipps wer­den wir wie­der etwas all­ge­mei­ner, aber nicht min­der relevant:

Etwaige Lis­tun­gen bzw. Stich­punkte: Gedan­ken­stri­che, nicht Bindestriche!

Sol­che Lis­tun­gen oder zusätz­lich Infos — Ort und Zeit einer Ein­la­dung, Sie tei­len jeman­den eine Adresse mit — kön­nen (wie gesagt) ein­ge­rückt wer­den, sodass sie aus dem Text­block her­aus­fal­len und direk­ter erkannt werden!

Apro­pos Textblock:

Nut­zen Sie rechts­bün­di­gen Satz oder Block­satz (bei letz­te­rem bitte mit akti­vier­ter oder manu­el­ler Sil­ben­tren­nung ≈ genü­gend um Lücken bzw. „Löcher“ zu ver­mei­den, las­sen Sie aber nicht mehr als drei Tren­nung hin­ter- bzw. unter-ein­an­der zu, damit keine Zer­pflü­ckung des Tex­tes droht).

Auch wenn „zen­trier­ter Text“ viel­fach als Syn­onym für Har­mo­nie gilt, ist län­ge­rer Text damit schlecht les­bar: Da der Anfang der Zei­len schwer zu fin­den ist!

Apro­pos Text­block II:

Wenn es mal zu Aus­las­sun­gen kommt — Ach­tung Drei­punkte (…) wir­ken oft sehr lax —, nut­zen Sie bitte diese Tastenkombination:

Mac: Com­mand + .

Win: Alt + 0133

Wird ein Satz offen belas­sen — Drei­punkt mit Leerzeichen:

Xxx Ccc Vvv …

Wird ein Wort abge­bro­chen — Drei­punkt ohne Leerzeichen:

Xxx Ccc Vv…

Apro­pos Text­block III:

Das Eszett ist kein Buch­stabe, son­dern ein Liga­tur, eine Zusam­men­set­zung aus Buch­sta­ben — in jedem Fall sorgt es für Pro­bleme und gro­ßen Streit, wenn es mit Groß­buch­sta­ben kom­bi­niert wird. Die kaum beach­tete Regel im Umgang mit dem Eszett war bzw. ist (so kann es auch wei­ter­hin zum Ein­satz gebracht wer­den) folgende:

Das Eszett unter Versalien:

MaßeMASSE

Häss­lich­kei­ten des klei­nen Eszetts unter Groß­buch­sta­ben — No-Go:

MAßE

Ästhe­ti­sche und/oder typo­gra­fisch ein Graus, Löcher ver­ur­sa­chend, birgt diese Mix­tur auch eine Prä­zi­sion, denn Eigen­na­men wer­den so nicht „ver­zerrt“: „Schluß­meier“ würde näm­lich zu „SCHLUSS­MEIER“ wer­den. Kennt man das Ori­gi­nal nicht, würde sich ein Feh­ler verbreiten.

In einer Mischung aus sich ver­brei­ten­den (feh­ler­haf­ten) Gebrauch des Eszetts als „Klein­buch­stabe“ unter Groß­buch­sta­ben und der Not­wen­dig­keit, das ästhe­ti­sche Dilemma anzu­ge­hen, ist nun seit 2017 ein ver­sa­les Eszett im Duden vor­ge­se­hen. Diese Idee birgt aber eben­falls und gleich meh­rere Probleme:

Ver­fügt Ihre Schrift über ein gro­ßes Eszett? Wahr­schein­lich (noch) nicht … Ist das Eszett dort gelun­gen oder dem B zu ähn­lich? Lei­der bis­wei­len der Fall … Dann blei­ben Sie bei der klas­si­schen Regel:

Eszett-Tipp I: Ver­mei­den Sie — etwa in Kopf­zei­len z. B. von Pro­gramm­rei­chun­gen (einer Kon­fe­renz) — die Namen etwai­ger Per­so­nen (Vor­tra­gende) in Groß­buch­sta­ben (oder Kapi­täl­chen — dazu gleich mehr) zu set­zen. Groß­buch­sta­ben sind oft ohne­hin nicht gut les­bar und das Pro­blem, ob Sie ein gro­ßes Eszett „haben“ oder nicht, das „Kleine“ wild „rein­mi­schen“ müs­sen, erle­digt sich.

statt: „SCHLU — ? — MEIER, VOR­TRAG 1“

„Schluß­meis­ter, Vor­trag 1“

Eszett-Tipp II: Abseits etwai­ger Namen ver­mei­den Sie den Gebrauch eines Eszetts in Gruß­buch­sta­ben, indem Sie statt­des­sen (der alt­her­ge­brach­ten Regel ent­spre­chend) zwei „S“ benut­zen — zumin­dest solange Sie nicht wis­sen, ob das ver­sale Eszett in der von Ihnen gewähl­ten Schrift vor­han­den bzw. ob es gelun­gen ist.

Xxx ccc vvv Maße bbb Nnn

XXX CCC VVV MASSE BBB NNN

Apro­pos Text­block IV:

Nie mehr als zwei Schrif­ten ver­wen­den — bes­ser nur eine einzige.

Wenn es doch sein muss, sollte defi­ni­tiv ein sicht­ba­rer Kon­trast zw. den Schrif­ten vor­lie­gen. Denn das Schrift­mi­schen ist schon für Exper­ten nicht ein­fach, da hier ästhe­ti­sche Fak­to­ren beach­tet wer­den müs­sen — Kon­traste, die kon­kre­ten Grö­ßen der Buch­sta­ben etc. Daher: Wäh­len Sie in der Regel lie­ber nur eine seriöse und solide Schrift — keine Hand- oder Schreib­schrif­ten, keine Comic- oder Mono­s­pace-Schrif­ten (letz­tere sind ggf. was für Emails) — es sei denn, und auch dann ist der Gebrauch des Auf­ge­zähl­ten mit einem Fra­ge­zei­chen zu ver­se­hen, wenn diese Schrif­ten mit ihrem Cor­po­rate Design zu begrün­den sind … Das kann ein Wag­nis sein oder schlicht kon­sis­tent wirken!

Sind Sie unsicher/unerfahren: Nut­zen Sie seriöse, wenn auch zuge­ge­ben etwas zu viel benutzte und damit manch­mal lang­wei­lige Schrif­ten (Liste folgt). Denn die­ses sind meist gut designt — das gilt sowohl für Schrif­ten mit Seri­fen, „die­sen kleine Häk­chen“, als auch jene ohne. Und »gut designt« meint nicht nur schön, son­dern dar­über hin­aus gut les­bar, sie funk­tio­nie­ren in vie­len Grö­ßen, sind auf dem Bild­schirm und im Druck ein­setz­bar usw.

Eine alte Faust­re­gel wie im Inter­net und Bewegt­bild (auf Grund gerin­ge­rer Auf­lö­sun­gen im Ver­hält­nis zum Druck) nur Seri­fen­lose zu benut­zen, kann viel­fach als über­holt gel­ten, min­des­tens ein­ge­schränkt wer­den. Zwar hat sich der Stan­dard (72 dpi gegen­über 300 dpi) nicht ver­än­dert, doch die Über­tra­gungs­ge­schwin­dig­keit und die Qua­li­tät der Anzei­ge­ge­räte. Umge­kehrt: Regeln wie Seri­fen­schrif­ten seien oft bes­ser les­bar, weil sie wie die Seri­fen­lose eben nicht einen „Lat­ten­zaun“ von Stri­chen aus­bil­den, sind grund­sätz­lich diskutabel.

Ob eine Schrift — Seri­fen oder nicht — modern, dyna­misch oder tra­di­ti­ons­be­wusst wirkt, ist eben­falls nicht pau­schal zu sagen. Oft gel­ten Seri­fen­lose aber als moder­ner — eine Aus­sage, die ebenso als Grat­wan­de­rung zu ver­ste­hen ist. Ins­ge­samt geht es hier um Fein­hei­ten, die im Rah­men etwai­ger Cor­po­rate-Design-Ent­schei­dun­gen auch von Klein­un­ter­neh­mern durch­dacht gehö­ren, ggf. ange­sichts der Vielschichtigkeit/der zahl­rei­chen Abwä­gun­gen von einem Profi getrof­fen wer­den sollten.

Denk­bare Schrift-Kan­di­da­ten (ohne Anspruch auf Voll­stän­dig­keit), wel­che gut designt sind, sich hin­sich­lich etwai­ger Emails auf vie­len Rech­nern fin­den las­sen könnten:

Arial, Hel­ve­tica, Ver­dana, Times New Roman, Garmond

Diese Emp­feh­lun­gen gel­ten — wie gesagt — auch für Emails. Denn Schrif­ten wer­den in Mails nicht ein­ge­schlos­sen: Ent­schei­den Sie sich für eine nicht sehr ver­brei­tete Schrift, ein spe­zi­elle Form, wird die ent­spre­chende Schrift beim Emp­fän­ger womög­lich nicht ange­zeigt, dort also umgewandelt.

Soge­nannte „Web­fonts“ könn­ten der Mail ange­hängt wer­den — davon ist aller­dings abzu­ra­ten, denn auch damit ist längst keine Garan­tie kor­rek­ter Dar­stel­lung verbunden.

Nut­zen Sie inner­halb die­ser einen von Ihnen genutz­ten Schrift meh­rere Schnitte, um etwaige Ele­mente her­vor­zu­ha­ben: Fett, Kur­siv … — aber nicht zu viele: Sonst könnte Ihr Text Gefahr lau­fen, unru­hig zu werden.

Nut­zen Sie in die­sem Zusam­men­hang echte Schnitte und nicht sol­che, die durch Word künst­lich erzeugt wer­den. Schrif­ten sind sehr detail­liert designt, damit sie les­bar und für bestimmte oder diverse Zecke funk­tio­nie­ren, die Ver­zer­rung ver­schlech­tert Ästhe­tik und Les­bar­keit und scha­det Ihrem kom­mu­ni­ka­ti­ven Anliegen.

Einen nor­ma­len Schnitt (regu­lar etc.) ein­fach nur zu ver­di­cken, um einen fet­ten Satz zu bekom­men, kann im Unter­be­wusst­sein Ihrer Leser Stol­per­steine erzeu­gen und wird von Ken­nern ohne­hin sofort erkannt. Das betrifft beson­ders die belieb­ten, aber regel­mä­ßig falsch genutz­ten Kapi­täl­chen — ver­meint­lich sind sie ver­klei­nerte Groß­buch­sta­ben. Word ver­klei­nert zu die­sem Zweck meist wirk­lich ein­fach nur Groß­buch­sta­ben. Echte Kapi­täl­chen sind optisch bzw. struk­tu­rell Groß­buch­sta­ben ähn­lich, aber so designt, dass sich eben in klei­ne­rer Form funk­tio­nie­ren und sich in den Kon­trast des Schrift­bil­des und der übri­gen Schnitte einfügen.

Bitte über­prü­fen Sie inner­halb der Schrift­da­tei, ob echte Kapi­täl­chen vor­lie­gen — nut­zen Sie nicht „gefakte“ Schrift­schnitte. Ver­zich­ten Sie bei Unsi­cher­heit auf Kapitälchen!

Hin­sicht­lich Schrift­schnit­ten und soge­nann­ten Aus­zeich­nun­gen (Beto­nung bestimm­ter Aspekte) sollte noch ergänzt wer­den: Über­trei­ben Sie es nicht! Typi­sche Over­kills sind fol­gende: Bil­lige Flyer auf rotem oder gel­bem Papier — angeb­lich her­aus­ste­chend: naja … Oder Hin­weise zur Kaf­fee­ma­schine oder dem Licht­aus­schal­ten im Büro: rote Schrift in Fett und unter­stri­chen — das soll sehr ins Auge fal­len und die Rele­vanz beto­nen, wirkt aber ein­fach nur zu viel und wird der­art oft in typo­gra­fisch-kom­mu­ni­ka­ti­ver Unbe­darft­heit gebraucht, sodass diese Maß­nahme womög­lich sogar unter­zu­ge­hen droht. Weni­ger ist mehr — und das gilt auch hier: Wenn etwas schon rot ist, soll­ten Sie abwä­gen, ob noch eine Fett­set­zung not­wen­dig ist und noch genauer, ob ein Unter­strei­chen etwas bringt.

Und nicht zuletzt:

Beschrän­ken Sie sich auf zwei, max. drei Schritt­grö­ßen, sodass der Text nicht zu unru­hig wird:

Fleiß­text, Anschrift ggf. Über­schrif­ten, Betreff ≈ 10, 11 oder 12 Punkt

Kopf- und Fuß­zeile, Absen­der­adresse, Sei­ten­zah­len, Kon­takt­da­ten ≈ 7, 8 oder 9 Punkt

4. Wann schreibe ich? Zeitmanagement und Zeitpunkt

Die­ser Abschnitt ist der Über­schrift ent­spre­chend zwei­ge­teilt: Es geht zunächst darum, den Zeit­punkt ihrer Kom­mu­ni­ka­tion zu behan­deln und dann darum, den Zeit­auf­wand der Kom­mu­ni­ka­tion zu unter­su­chen. Zum ers­ten Kom­plex gab es schon meh­rere Ver­weise im vor­lie­gen­den Blogeintrag:

Bei etwai­gen Fris­ten hal­ten Sie sich an sel­bige oder, wenn Sie sie — im Wesent­li­chen unbe­ab­sich­tigt — nicht ein­hal­ten kön­nen, bit­ten Sie zeit­nah um eine Verlängerung.

Um es noch­mal deut­lich zu sagen, es geht hier zunächst nicht um ein vor­sätz­li­ches oder auf Grund man­geln­der Finanz­kräf­tig­keit ent­stan­de­nes Nicht-Zah­len-Wol­len oder ‑Kön­nen.

Jeden­falls kann es wie gese­hen sinn­voll — schnel­ler — sein, ein ande­res Medium als das für das Anschrei­ben genutzte zu ver­wen­den. Statt also einen Brief zurück­zu­schrei­ben, kann die Frist­ver­län­ge­rung über eine Email erbe­ten wer­den — solange die­ser Kom­mu­ni­ka­ti­ons­weg auch ange­bo­ten wird. Ihr (behörd­li­ches) Gegen­über soll­ten Ihnen dann — im Sinne all­ge­mei­ner Höf­lich­keit und ins­be­son­dere im Rah­men eines Ver­hält­nis­ses zw. Kunde und Unter­neh­men — eine kurze Ant­wort zukom­men lassen.

Jetzt wer­den Sach­be­ar­bei­tern sagen, wie sol­len wir das alles schaf­fen? Das ist sicher­lich eine berech­tigte Fra­gen, die nur mit einer bes­se­ren Kom­mu­ni­ka­ti­ons­or­ga­ni­sa­tion beant­wor­ten wer­den kann: Das hießt etwa bezüg­lich Kran­ken­kas­sen, even­tu­elle Anfra­gen an den Ver­si­cher­ten, den Kunde wohl­ge­merkt, umfas­send und vor­aus­schau­ende zu for­mu­lie­ren. Also gehört die Liste gewünsch­ten Unter­la­gen in ein ein­zi­ges Doku­ment, es gehö­ren alle Fra­ge­bö­gen ange­fügt. Was nicht sein sollte, ist nach jeder Anfor­de­rung eine wei­tere vor­zu­neh­men, einige Wochen spä­ter wie­der einen Fra­ge­bo­gen, gar den­sel­ben zu ver­schi­cken. Nicht zuletzt würde mit so einem Vor­ge­hen Porto, Papier, Arbeits­zeit und ins­be­son­dere die Geduld des Kun­den eingespart.

Erleich­tern­der Weise kön­nen hin­sicht­lich des Reagie­rens auf ein Ange­schrei­bende Stan­dard­ant­wor­ten vor­for­mu­liert und auto­ma­ti­siert wer­den, sodass das Schrei­ben quasi aus­fällt: „Danke für Ihre Nach­richt! Ich habe Ihr Anlie­gen gele­sen, wir erwar­ten den zeit­na­hen Ein­gang des aus­ge­füll­ten Formulars …“

Das gilt auch bei Bewer­bun­gen: Eine Ein­gangs­be­stä­ti­gung ist kom­mu­ni­ka­tive Pflicht, schließ­lich wird damit auch das (Un-)Vermögen eines poten­ti­el­len Arbeits­ge­bers kommuniziert/gezeigt, wie und ob den Bewer­ben­den oder poten­ti­el­len Stel­len­in­ha­ben­den Wert­schät­zung ent­ge­gen gebracht wird!

Dabei ist es übri­gens sehr wahr­schein­lich, dass eine kor­rekte Anrede nicht immer gelingt. Sie soll­ten nun aber nicht sofort eine Ver­bes­se­rung vor­neh­men, oft sind diese Emp­fangs­be­stä­ti­gun­gen — als öko­no­mi­sche Maß­nahme gegen­über etwai­gen Bewer­bungs­mas­sen — vor­forum­liert und »nur« mir Ihrem Namen ver­se­hen. Das ist war nicht wirk­lich per­sön­lich, in die­sem ers­ten Aus­tausch geht es aber eben noch nicht pri­mär um kor­rekte Anspra­che (das sollte aber spä­ter der Fall sein), son­dern darum, Ver­ge­wis­se­rung zu erfah­ren, ob Ihre Mail oder Ihr Brief ange­kom­men ist.

Selbst oder gerade in klei­ne­ren Unternehmen/als Unter­neh­me­rIn soll­ten Sie der­ar­tige Vor­la­gen erstel­len, um (im Sinne eines Zeit­ma­nage­ments, gleich mehr dazu) durch die Beant­wor­tung von Emails nicht zu sehr gebun­den zu wer­den. Die Wich­tig­keit auch kur­zer Reak­tion sollte näm­lich nicht unter­schätzt wer­den — das lässt sich an einem all­täg­li­chen Bei­spiel erken­nen: Sie ste­hen beim Bäcker an der Theke und wer­den nicht bedient. Der eine Ange­stellte küm­mert sich um einen ande­ren Kun­den, die andere berei­tet gerade den Back­ofen vor. Viel­leicht sind dies Dinge, die nicht unter­bro­chen wer­den kön­nen und Sie müs­sen nun folg­lich war­ten. Wer­den Sie als War­ten­der erkannt, man sagt Ihnen aber nicht „Ich bin gleich bei Ihnen!“, igno­riert sich quasi, steigt erfah­rungs­ge­mäß die Chance, dass der War­tende auf­gibt und woan­ders hingeht.

Bezüg­lich etwai­ger Fris­ten sollte an die­ser Stelle zur Zeit­lich­keit betont wer­den, dass Sie im Sinne von gegen­sei­tige Respekt (zumin­dest anfäng­lich) ehr­lich blei­ben soll­ten. D. h., vor allem auf die Kom­mu­ni­ka­tion von respek­tive mit öffent­li­chen Insti­tu­tio­nen bezo­gen, das in einem Schrei­ben fest­ge­legte Datum mit dem Ver­sand des Schrift­stü­ckes zu koor­di­nie­ren. Aus eig­ner Erfah­rung des Autors die­ses Schrift­sat­zes ist es aber regel­mä­ßig der Fall, dass ein Schrei­ben auf Mon­tag datiert wurde, erst aber Frei­tag, gar Sams­tag im Brief­kas­ten liegt. Klar, ist der Ver­sand gedruck­ter Kom­mu­ni­ka­tio­nen zeit­auf­wen­dig und nach wie vor nicht wirk­lich schnell, bis­wei­len sogar lang­sa­mer denn je, da in man­chen Regio­nen an bestimm­ten Tagen gar kein Post­bote mehr unter­wegs ist. Doch so wird von einer 14tägigen Frist quasi eine Woche abge­zo­gen, weil der Brief auf den Akten­wa­gen bis Don­ners­tag oder Frei­tag ruht … Sol­che Struk­tu­ren müs­sen opti­miert wer­den — eben um die damit her­auf­be­schwo­re­nen Aus­wir­kun­gen zu mini­mie­ren (Ver­trau­ens­ver­lust, Unzufriedenheit …).

Feste (oft am Ende einer Woche lie­gende) Ver­sand­tage im Büro soll­ten schlicht in die Frist­set­zung bzw. Berech­nung ein­kal­ku­liert wer­den, sodass keine ärger­li­chen Frist­ver­kür­zun­gen ent­ste­hen — oder soll durch diese damit ent­ste­hen­den Quasi-Fris­ten Druck erzeugt, gar ver­stärkt wer­den? Oder soll der am Frei­tag oder Sonn­tag ein­tru­delnde Brief beson­ders frus­trie­rend wirken?

Klar, ist es auch Ihre Pflicht Ver­säum­nisse — wie­derum gegen­über einer Kran­ken­ver­si­che­rung — zu ver­mei­den oder Ihr Ein­kom­men zur Berech­nung anzu­ge­ben. Aber sol­che ver­kürz­ten Fris­ten in Schrei­ben zu etwai­gen Abfra­ge­bö­gen (erneut einer Kran­ken­kasse zum Ein­kom­men) set­zen unnö­tig unter Druck — schließ­lich wird der Bei­trag, wie eben­falls bereits gesagt, ohne­hin rück­wir­kend ein­ge­zo­gen. Natür­lich birgt der Begriff „Ver­säum­nis“ noch andere Dimen­sion — nun abseits die­ser öffent­lich-recht­li­chen Kom­mu­ni­ka­tion und abseits des (ernst­ge­mein­ten) „Kann-ja-mal-Vor­kom­men“: Jähr­lich müs­sen zahl­rei­che — eigent­lich erfolg­rei­che (in Bezug auf ihre Auf­trags­lage) — (Klein-)Unternehmen „die Segel strei­chen“, weil die Aus­stände die Firma hand­lungs­un­fä­hig machen. In die­ser Situa­tion sind natür­lich bei wie­der­holt ver­wei­gerte Zah­lung wei­tere Maß­nah­men, über Kom­mu­ni­ka­tion, eine dort erhöh­ten Druck hin­aus, notwendig.

Aber auch der Ver­sand öffent­li­cher Instan­zen zum Ende der Woche gehört grund­sätz­lich hin­ter­fragt. Denn bös­ar­tig ließe sich ein Absicht unter­stel­len: Zum einen scheint hin­sicht­lich etwai­ger Fris­ten, der Druck auf den Emp­fän­ger erhöht wer­den zu sol­len (durch besagte künst­lich Ver­knap­pung sel­bi­ger/­Quasi-Fris­ten). Dabei scheint hier nicht nur ein bedingt zeit­ge­mä­ßes Ver­ständ­nis vor­zu­lie­gen — näm­lich zu glau­ben, der eigent­lich heute als Kunde zu Begrei­fende sollte dank­bar sein. Zum ande­ren könnte man glau­ben, dass man sich einer­seits vor der unmit­tel­ba­ren Reak­tion der Ange­schrie­be­nen schüt­zen will — da ja Frei­tag Nach­mit­tag und am Wochen­ende ohne­hin nie­mand zu errei­chen ist. Gleich­sam wird hier — fast mar­ke­ting­tech­nisch genial — die Nach­wir­kung des Geschrie­be­nen ver­stärkt, weil man sich das ganze Wochen­ende ärgern kann: etwa zum fünf­ten oder sechs­ten Mal ein und das­selbe For­mu­lar zu erhal­ten. Ist das unbe­wusst, kal­ku­liert, gar frech? Eine Kom­mu­ni­ka­tion (mit mehr oder min­der öffent­li­chen Insti­tu­tio­nen) auf Augen­höhe wäre schön, sie bleibt aber ver­mut­lich wei­ter­hin ein Wunschgedanke.

Auch bereits behan­delt: Kanäle, die Sie und etwaige Unter­neh­men anbie­ten, müs­sen gepflegt und bedient werden. 

Eine gewisse Ein­schrän­kung kann hier aller­dings erwähnt wer­den: Kom­men­tar­funk­tio­nen unter einem Blog — wie auch dem hier vor­lie­gen­den — oder unter Videos etc. kön­nen nach Mei­nung des Autors die­ses Blogs deak­ti­viert wer­den. Klar, Kom­men­tare etc. wer­den von dem einen oder der ande­ren als essen­ti­ell für das Web, spä­tes­tens seit dem Zusatz 2.0, erach­tet. Und so soll das Kom­men­tie­ren auch hier nicht als per se schlecht ver­stan­den wer­den. Auch bezüg­lich die­ses Blog sind Kom­men­tare „mit offe­nem Visier“ per Email natür­lich mög­lich. Kom­men­tare brau­chen aller­dings im Zuge bedau­er­li­cher­weise sin­ken­der Hemm­schwel­len hin­sicht­lich etwai­ger Pöbe­leien sowie im Sinne der Mei­nungs­frei­heit und der Rechte Kri­ti­sier­ter (bezüg­lich der Wah­rung ihrer Würde) ein gewisse Mäßi­gung, gar Gren­zen — zumin­dest eine Mode­ra­tion. Kön­nen Sie dies nicht leis­ten, also nicht regel­mä­ßig einschätzen/kontrollieren, ob auto­ma­tisch auf Ihrer Seite/in Ihrem Blog ver­öf­fent­lichte Kom­men­tare frei von Hass und Ähn­li­chem sind; kön­nen Sie — als Ein­zel­kämp­fe­rIn (hin­sicht­lich ihres Online-Ange­bo­tes) — nicht die Zeit auf­brin­gen, vor der Frei­gabe der Kom­men­tare jeden ein­zel­nen zu über­prü­fen, ist es durch­aus legi­tim, etwaige Funk­tio­nen ruhen zu las­sen. Das haben übri­gens auch schon Online-Ver­tre­tun­gen gro­ßer Zei­tun­gen so gemacht.

Der Autor die­ses Tex­tes glaubt, dass die Ver­nach­läs­si­gung einer kom­mu­ni­ka­ti­ven Bil­dung für Jung und Alt glei­cher­ma­ßen, diese nega­ti­ven, zur besag­ter Ruhung füh­ren­den Umgangs­for­men begüns­tigt. Der Autor diese Blogs glaubt zudem, im Sinne moder­ner Medi­en­theo­rie, dass natür­lich die immer noch mög­li­che Anony­mi­tät des Net­zes — also das Medium — sol­che Atta­cken mit-begüns­tig. Er ist aber gegen eine Medi­en­schelte, daher „mit-“: Eine Schuld­zu­wei­se­ung trägt näm­lich den Bei­geschmack einer Sün­den­bock­su­che und damit einer Ablen­kung oder eines plum­pen Erklä­rungs­ver­suchs. Denn letzt­lich offen­bart sich hier ein Ver­hal­ten, das auch in der „rea­len“ Welt gegen­wär­tig ist, sich im Medium also spie­gelt. Statt also das Medium zu kri­ti­sie­ren, sollte nicht nur der Umgang mit sel­bi­gen erst ein­mal fun­diert ver­mit­telt wer­den, son­dern umso mehr an der Hit­zig­keit unse­rer Gegen­wart und der gegen­wär­ti­gen Debat­ten­kul­tur gefeilt werden.

(Zum vor­her­ge­hen­den High­ligh­light:) D. h., auf Emails ist in der Regeln (wenn die Ihnen zuge­sandte Nach­richt ver­nünf­tig for­mu­liert wurde) zu reagie­ren — und zwar nicht nach Wochen, son­dern inner­halb von ein bis zwei Werktagen.

Den­ken Sie als Unter­neh­me­rIn daran, dass in die­ser Zeit (Wochen zur Beant­wor­tung) viel pas­sie­ren kann und Ihnen unter Umstän­den ein Auf­trag ent­glei­tet. Wenn Sie als Ein­zel­kämp­fe­rIn ver­ständ­li­cher­weise nun auch mal  eine Aus­zeit brau­chen, akti­ve­ren Sie eine auto­ma­ti­sierte Ant­wort, sodass der oder die Anschrei­bende im Bilde ist — unter Umstän­den war­tet man sogar, dass Sie sich nach Ihrer Rück­kehr (aus dem Urlaub) mel­den … Auf Twit­ter sollte regel­mä­ßig etwas gepos­tet wer­den, min­des­tens in Abstim­mung mit ande­ren Kanä­len (Ihrer Unter­neh­mung) Rele­van­tes Ver­brei­tung fin­den: Eine Stö­rung eines von ihnen offe­rier­ten Ange­bo­tes, ein Unter­richts­aus­fall, gehört nicht nur spe­zi­fisch den Betrof­fe­nen gegen­über kom­mu­ni­ziert, son­dern in die News­sek­tion und auf Face­book sowie Twit­ter — soweit bei­des genutzt wird. Noch­mal: Über­le­gen Sie also, ob eine sol­che Platt­form für Sie funk­tio­niert, es eine betref­fend Per­son in Ihrem Unter­neh­men gibt, die sich zumin­dest im Not­fall um den ent­spre­chen­den Kanal küm­mern kann …

Der Zeit­punkt Kom­mu­ni­ka­tion zu initi­ie­ren, ist selbst­ver­ständ­lich eben­falls in die­sem Zusam­men­hang rele­vant — viel­leicht bei einer Kon­takt­auf­nahme via Mail nicht so sehr. Den­noch: Wie beim Brief­ver­sand die Zustel­lung und das dazu not­wen­dige Zeit­fens­ter (Abho­lung der Briefe, Brief­kas­ten­lee­rung, Trans­port) berück­sich­tigt wer­den muss, um etwa eine Bewer­bungs­frist ein­zu­hal­ten, gilt es auch bei Emails Fris­ten im Blick zu behal­ten — obschon deren Ver­sand ja nur wenige Sekun­den benötigt.

Etwas Reserve zwi­schen Ver­sand auch der elek­tro­ni­schen Post und einer even­tu­el­len Frist ist sinn­voll. Denn es ist immer mal wie­der der Fall, dass eine Email nicht zuge­stellt wird, oft auch ohne eine Fehlermeldung:

Weil Ihre Email unse­riöse ist: kein Betreff, wenig for­ma­tier­ter Text, weil Ihr Mail­ser­ver bzw. Ihres Home­page-Anbie­ters (ohne Ihr eige­nes Ver­schul­den) auf eine Black­list gera­ten ist — denn viele Pro­vi­der wickeln den bzw. Ihren Email­ver­sand über einen oder wenige Ser­ver und ent­spre­chende IP-Adres­sen ab. Fin­det sich unter den tau­sen­den von Kun­den ein schwar­zes (Spam ver­ur­sa­chen­des) Schaf, so kann der ganze Ser­ver für Wochen auf solch eine Liste gera­ten und die Wahr­schein­lich­keit, dass Ihre Emails ankom­men stark abneh­men. Wei­tere Gründe sind, Sie haben die Emp­fän­ger­adresse falsch ein­ge­ge­ben oder Sie ist ihnen vom Emp­fän­ger falsch mit­ge­teilt wor­den. Jeden­falls haben Sie mit etwas Puf­fer noch Zeit, eine andere Absen­der­adresse zu wäh­len oder nach einem ande­ren Ansprech­part­ner zu schauen. Auto­ma­ti­sche Lese­be­stä­ti­gun­gen anzuwenden/einzufordern, um zu veri­fi­zie­ren, dass Ihre Email ange­kom­men ist, ist eine Grat­wan­de­rung — manch­mal forsch und gar unhöf­lich wir­kend. Hin­ge­gen ja bei andere Diens­ten der­ar­tige Emp­fängs­be­stä­ti­gungn meist von Anbe­ginn  akti­viert sind — wie die­sen gesam­ten Text ein­lei­tend erwähnt, sind Geflo­gen­heit nicht immer sehr von Logik bestimmt. Eine höf­li­che Auf­for­de­rung im Text der Mail ist dann schon bes­ser, auch eine höf­li­che Nach­frage nach drei bis vier Werk­ta­gen kann in Betracht kommen.

Gerade auch dann, wenn etwas „gewünscht“ wird, soll­ten Sie einen Puf­fer wäh­len: Zwar gilt es — wenn auch oben dar­auf ver­wie­sen wurde —, dass Emails bzw. deren Accounts regel­mä­ßig gepflegt wer­den, also der Post­ein­gang betrach­tet und etwaige Nach­rich­ten in ca. zwei Tagen beant­wor­ten wer­den sollten.

Hin­sicht­lich erwart­ba­rer Beant­wor­tungs­zeit­räume gilt es zu beach­ten bzw. Sie soll­ten davon aus­ge­hen, der oder die Ange­schrie­bene wird erst nach dem Wochen­ende (im Fall klas­si­scher Arbeits­zei­ten) ant­wor­ten, dann ggf. — weil sich so eini­ges ange­sam­melt hat — verzögert.

Auch hin­sicht­lich Emails außer­halb der Arbeits­zei­ten sollte sei­tens des Ver­fas­sers keine Ant­wort vor dem nächs­ten Arbeits­be­ginn erwar­tet wer­den — sicher­lich kann es Aus­nah­men geben, weil es ein bestimm­tes Pro­jekt erfor­dert. Ein der­ar­ti­ges Vor­ge­hen sollte dann aber im Vor­feld ange­kün­digt und abge­stimmt wer­den. So ist eine spon­tane Plan­än­de­rung via Email am spä­ten Vor­abend nicht als unbe­dingt erfolg­reich zu betrach­ten … da ist eine Whats­app viel­leicht idea­ler, sie wird sofort gele­sen oder zumin­dest (hin­sicht­lich eines „gesun­den“ Selbst­ma­nage­ments und eines zeit­weise deak­ti­vier­ten Fir­men­ge­rä­tes) am mor­gen vor Arbeits­be­ginn beach­tet und kann ggf. die Sich­tung etwai­ger kurz­fris­ti­ger Plan­än­de­run­gen wahr­schein­li­cher machen. Kom­mu­ni­ka­tion ist immer auch ein Kom­pro­miss — wie mit dem häu­fi­gen Ver­weis auf Abwä­gun­gen in die­sem Blog­ein­trag impli­ziert wurde.

Bezüg­lich des Kom­ple­xes »Zeit« gilt auch, dass Sie zumin­dest in Tei­len (je nach kom­mu­ni­ka­ti­ven Ver­hält­nis zuein­an­der) auf Ihr Gegen­über ein­ge­hen müs­sen: Nur weil Ihr per­sön­li­cher Tages­rhyth­mus vor­sieht, stets wäh­rend der Heim­fahrt zu tele­fo­nie­ren, abends ab 21 Uhr anzu­ru­fen oder wich­tige Anfra­gen per Email den nächs­ten Tag betref­fend erst ab 23 Uhr zu ver­fas­sen, muss das Ihr gegen­über noch lange nicht … bzw. das Geschrie­bene dann noch lesen respek­tive abheben.

Abseits etwai­ger öffent­li­cher Insti­tu­tio­nen, die oft auf Grund eines nach wie vor prak­ti­zier­ten Gefäl­les und Miss­ver­ständ­nis­ses zwi­schen der Insti­tu­tio­nen und deren Kun­den (ohne natür­lich pau­scha­li­sie­ren zu wol­len, es könn­ten auch zahl­rei­che Gegen­bei­spiele genannt wer­den) und in Erman­ge­lung eines wirt­schaft­li­chen Inter­es­ses, ist eine Erreich­bar­keit ins­be­son­dere für Selb­stän­dige, Klein­un­ter­neh­mer und natür­lich wie­derum grö­ßere Insti­tu­tio­nen lebens­wich­tig. Externe Bei­spiele haben wir im vor­her­ge­hen­den Text immer wie­der behan­delt: Auf­träge kön­nen durch die Lap­pen gehen, Kun­den ver­stimmt oder eine poten­ti­el­ler Arbeit­ge­ber ver­prellt wer­den … Wich­tig ist der Zeit­punkt etwai­ger Kom­mu­ni­ka­tion auch intern — Pro­zesse inner­halb einer Kör­per­schaft müs­sen schnell und nach­hal­tig koor­di­niert wer­den (Email, (Telefon-/Video-)Konferenz etc.).

Gewinn­brin­gend für Grup­pen­kom­mu­ni­ka­tion kann der Ein­satz von Manage­ment­soft­ware sein oder kos­ten­güns­ti­ger einer „umge­bau­ten“ Lern­platt­form (etwa Moodle): Sie kann den Pro­jekt­stand allen Betei­lig­ten ver­mit­teln bzw. ersicht­lich machen. Alter­na­tiv fin­den sich mitt­ler­weile diverse Apps für mobile Geräte, sodass der indi­vi­du­elle Kom­mu­ni­ka­ti­ons­auf­wand mini­miert wird.

Intern gibt es aller­dings noch eine zweite zeit­li­che Kom­po­nente — näm­lich das eigene Zeit­ma­nage­ment. Und auch das greift auf einen der genann­ten Punkte zurück: näm­lich auf Nach­rich­ten außer­halb der Arbeits­zeit zum Beispiel.

Beant­wor­ten Sie Nach­rich­ten außer­halb der Arbeits­zeit nicht, schal­ten Sie den Account, das Email­pro­gramm, das Fir­men­note­book oder Mobil­ge­räte über das Wochen­ende oder wäh­rend der Ferien ab.Wie die Arbeit Kon­zetra­tion erfor­dert, braucht Ihre Frei­zeit Störungsfreiheit …

Umge­kehrt ver­zich­ten Sie dar­auf, Nach­rich­ten etwai­ger Pri­sanz außer­halb der Arbeits­zei­ten oder am Wochen­ende an Ihre Ange­stell­ten, Team­mit­glie­der oder Bewer­ber zu ver­schick­ten — einer­seits, weil deren Zustel­lung nicht garan­tiert ist, ande­rer­seits wird ein oft unhöf­li­cher Sub­text kre­iert: Absa­gen am Sonn­tag — will man beson­ders frus­trie­ren, ist ein Macht­spiel am Werk oder schlicht Ego­zen­trik (also kein Bewusst­sein für Umgangsformen)?

Sicher­lich ist hier natür­lich abzu­wä­gen — als Inha­ber soll­ten Sie auch im ver­dien­ten Urlaub zumin­dest für Not­fälle erreich­bar sein oder sich (auch als Teamplayer/als Mit­ar­bei­ter) in Grenzen/je nach Abstim­mung und wie oben gesagt je nach Pro­jekt und des­sen Rele­vanz zur Ver­fü­gung halten …

Gerade als Ein­zel­un­ter­neh­mer nun ver­spü­ren Sie sicher­lich einen höhe­ren Druck, keine Kun­den zu ver­grau­len und damit stets auf Nach­rich­ten ant­wor­ten zu wol­len. Zwar ist das — wie alles hier gesagte — eine Abwä­gungs­sa­che, doch erfah­rungs­ge­mäß kann die Bereit­schaft Anfra­gen oder kon­krete Rück­fra­gen, Ände­rungs­wün­sche an einem Pro­jekt etwa über das Wochen­ende (direkt) zu beant­wor­ten, dazu frü­hen, dass sich Ihr Kunde zuse­hends dar­auf ver­steift, immer dann, wenn es ihm oder ihr passt, mit Ihnen in Kon­takt zu tre­ten und von Ihnen eine umge­hende Reak­tion erwar­tet. Am bes­ten soll dann alles „ges­tern“ geän­dert wer­den, den Con­tent, denn Sie für ein Print­pro­dukt etwa von Ihrem Kun­den bräuch­ten, ver­zö­gert sich dann undefiniert …

Des Wei­te­ren führt eine wirk­lich unmit­tel­bare Beant­wor­tung zu einem mehr­fa­chen Pro­blem für Sie selbst — etwa so: Es macht „Brumm“ und Sie sehen auf Ihr Mobil­ge­räte und schrei­ben sofort zurück! Das scha­det Ihrer Kon­zen­tra­tion — was Sie gerade machen, muss unter­bro­chen wer­den, Sie gera­ten aus dem Arbeits­fluss und müs­sen sich erst wie­der ein­fin­den, was in Anbe­tracht der Masse etwai­ger Nach­rich­ten Ihre Pro­duk­ti­vi­tät und die Qua­li­tät Ihrer Arbeit über den Tag hin­weg ver­rin­gern kann. Wenn Sie ein Team sind, ver­hält sich der beschrie­bene Sach­ver­halt natür­lich anders — viel­leicht ist einer von Ihnen als Account-Mana­ger abge­stellt und damit aus­schließ­lich mit der Kun­den­be­treu­ung beschäftigt.

Ohne Sekre­ta­riat emp­fiehlt es sich, für „einen selbst“ eine feste Kom­mu­ni­ka­ti­ons­zeit vor­zu­se­hen — viel­leicht eine Stunde am mor­gen. Was danach ein­tru­delt, wird erst am nächs­ten Tag, im nächs­ten Kom­mu­ni­ka­ti­ons­fens­ter beant­wor­tet. So wer­den Sie als Ein­zel­kämp­fe­rIn nicht stän­dig in Ihrem „Flow“ unterbrochen …

5. Die eventuelle Pflicht zu antworten, das Nicht- oder Ende eines Dialogs

Sicher­lich lässt sich bei seriö­sen und nicht unbe­dingt wer­be­tech­ni­schen Nach­rich­ten festhalten,

zunächst ist es eine Form der Höf­lich­keit, zeit­nah zu ant­wor­ten — beruf­lich und privat.

Ins­be­son­dere im digi­ta­len Zeit­al­ter han­delt es sich doch ins­ge­samt um wenig Auf­wand, brau­chen diverse Wege der Kom­mu­ni­ka­tion doch kein Papier, kei­nen Fül­ler, kein Porto und kei­nen Gang zum Brief­kas­ten. Obschon, wie im vor­her­ge­hen­den Punkt ange­deu­tet wurde, diese Ein­fach­heit einer­seits die Menge der Kom­mu­ni­ka­tion stei­gert und damit auch den Zeit­auf­wand sel­bige zu han­deln. Zudem — so die Beob­ach­tung des Autors die­ses Blogs — steigt mit der Ein­fach­heit und damit stei­gen­der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­tä­tig­keit, auch abseits eines all­ge­mei­nen Sen­de­be­wusst­seins vie­ler, offen­bar das Bedürf­nis, sich stets beschäf­tigt zu geben — denn Lan­ge­weile oder Leer­lauf sind nicht akzep­tiert (wenn auch „unter der Hand“ all­ge­gen­wär­tig). Auch des­halb wer­den Nach­rich­ten oft nicht direkt beant­wor­tet — auto­ma­ti­scher Lese­be­stä­ti­gung zum Trotz. Ana­log zum einst­ma­li­gen Tipp, Besu­cher im Kin­der­zim­mer am bli­cken­den Anruf­be­ant­wor­ter vor­bei gehen zu las­sen, um zu zei­gen, wie »ange­sagt« man ist, »schaf­fen« es viele erst nach Tagen zu reagie­ren. Muss das sein?

In die­sem Zusam­men­hang ist auch immer häu­fi­ger einen mehr oder min­der auf­tre­ten­den Ghos­ting zu beob­ach­ten: Ohne Ansage, Begrün­dung oder Erklä­rung wird ein „Ner­ver“ lang­sam aus­ge­blen­det, man ant­wor­tet nur noch lang­sam respek­tive zeit­ver­setzt, dann gar nicht mehr — in sozia­len Netz­wer­ken wird die Per­son zur einer Karteileiche.

Selbst­ver­ständ­nis ist vor einer Nicht­be­ant­wor­tung kei­ner gefeit — weil man sich den gerade skiz­zier­ten „Busy“-Zeitgeist oft kaum bewusst macht (Diese Refle­xion ist eben auch ein Ansin­nen die­ses Blogs). Und natür­lich wird ein jeder/eine jede durch sein/ihr Umfeld beein­flusst, sodass sich besagte Art des Umgangs ver­brei­tet. Dann gibt es diese Nicht-Beant­wor­ten wohl auch, weil der ein oder andere quasi im wei­te­ren Ver­lauf einer Kom­mu­ni­ka­tion so reagiert, wie es ihm „ange­tan“ wurde: Ein Spi­ral wird fort­ge­setzt. Inso­fern ist eine ver­spä­tete Ant­wort oder das Ver­ges­sen sel­bi­ger viel­leicht nicht gleich als Affront aus­zu­le­gen. Ggf. ist ein höf­li­ches Nach­ha­ken, eine Nach­frage denk­bar und sinn­voll — es dür­fen also nicht immer böse Hin­ter­ge­dan­ken ange­nom­men wer­den — zumin­dest solang bis Sie das Gefühl haben, es hat kei­nen Sinn mehr: Anbie­de­rung hilft im Ghos­ting nicht unbe­dingt, son­dern kann sel­bi­ges noch verstärken.

Zudem ist eben auch ein man­geln­des kom­mu­ni­ka­ti­ves Selbst­ma­nage­ment zu beob­ach­ten — Sie gehen mit jeman­dem ins Café und er oder sie kann nicht von seinem/ihrem Smart­phone las­sen. Nicht sel­ten wird dann nichts rich­tig erle­digt — weder das Gespräch in natura, noch die vir­tu­el­len Bot­schaf­ten beantwortet.

Im Zuge besag­ten wach­sen­den Sen­de­be­wusst­seins — also die eigene Mei­nung nur auf den ers­ten Blick demo­kra­tisch ste­tig allen auf­zwin­gen zu wol­len, unde­mo­kra­tisch ein rigo­ro­ses Lager­den­ken mei­nend, min­des­tens aber davon aus­zu­ge­hen, die eigene Mei­nung, gar das eige­nen Han­deln sei unum­stöß­lich rich­tig — ist das Ent­schul­di­gen natür­lich eine in der Zurück­drän­gung befind­li­che soziale Form:

Wenn Ihnen also auf­fällt, nicht geant­wor­tet zu haben, Sie dar­auf gar hin­ge­wie­sen wer­den (übri­gens auch im Falle des Hin­wei­ses zu einer etwai­gen feh­ler­haf­ten oder miss­fal­lende Anrede), kann eine Ent­schul­di­gung durch­aus die Wogen glätten.

Sie ist nicht unbe­dingt das Ein­ge­ständ­nis von Schwä­che — ins­be­son­dere gut begrün­det, kann Sie auch den Ein­druck von Unzu­ver­läs­sig­keit aus­räu­men, gar Stärke Aus­druck verleihen.

Ins­ge­samt sollte es also ein Bemü­hen zum Ant­wor­ten geben — wenn auch die mensch­li­che Kom­po­nente (unbe­ab­sich­tig­tes Ver­ges­sen etc.) nie­mals aus­zu­schlie­ßen ist und auf der­ar­tige Ver­säum­nisse nicht mit Wut reagiert wer­den sollte …

Aller­dings gibt es zwei Aus­nah­men oder Fak­to­ren, die über diese mensch­li­che Kom­po­nente hin­aus­ge­hen bzw. sel­bige begren­zen — der­glei­chen haben wir schon behan­delt: näm­lich eine öffent­li­che Insti­tu­tio­nen zu sein und damit ver­bun­den bzw. zusätz­lich einen Kanal anzu­bie­ten. Wird eine Behörde, eine Kran­ken­kasse oder eine Uni­ver­si­tät ange­schrie­ben, so sollte doch auch geant­wor­tet wer­den — schließ­lich sug­ge­riert die öffent­li­che Basis die­ser Insti­tu­tio­nen ein umfas­sen­des Kom­mu­ni­ka­ti­onge­ba­ren (auch, wenn wie gese­hen, sel­bi­ges gegen­wär­tig nicht zu sehr erwar­tet wer­den sollte). Das gilt umso mehr, wenn Doku­mente ein­ge­reicht wer­den oder Fris­ten bespro­chen wer­den — hier gilt es kurz deren Ein­gang zu bestä­ti­gen. Natür­lich kann diese auch freund­lich „ein­ge­for­dert“ wer­den — wie eben­falls gesagt: „Bestä­ti­gen Sie mir bitte kurz den Eingang.“

Gibt es denn auch Anlässe, nicht zu ant­wor­ten? Ein erste dies­be­züg­li­che Situa­tion schließt direkt an das bereits beschrie­bene Sze­na­rio an: Zwar gebie­tet es durch­aus die Höf­lich­keit zu ant­wor­ten, gerade in Bezug auf etwaige Unter­la­gen oder Fris­ten, aber es ist nun ein­mal längst üblich, Schrei­ben ohne eine Gegen­frage oder Auf­for­de­rung nicht zu beant­wor­ten. Wenn auch nicht immer schön, ist das sicher­lich auch der Masse der Nach­rich­ten geschul­det und zumin­dest ten­den­zi­ell für pri­vate Kom­mu­ni­ka­to­ren nach­voll­zieh­bar bzw. als Abwä­gung zuläs­sig: Ein Ende des Dia­log wird hier ein­fach impli­zit angenommen.

Fak­tisch beob­acht­bar, aber wie gesagt sozial frag­wür­dig ist das bereits behan­delte Ghos­ting. Ein offen­ba­rer Anlass nicht zu ant­wor­ten sind Ent­glei­sun­gen und natür­lich Wer­be­bot­schaf­ten etc., da das Zurück­schrei­ben nicht nur Zeit kos­tet, son­dern mit der Beant­wor­tung womög­lich etwai­ger Spam inten­si­viert wird: Das Anschrei­ben diver­ser Adresse (gegen den Daten­schutz, legal oder ille­gal erwor­be­ner Daten­sätze) erfolgt ins Blaue hin­ein — viele Email­adresse sind ja nicht aktiv, ein Ant­wort (weil die Nach­rich­ten authen­tisch wirkt oder ihr Fake-Sta­tus nicht als sol­cher erkannt wird) zeigt also etwai­gen Aku­te­ren, dass dort ggf. »mehr zu holen« ist.

Wenn auch nicht unbe­dingt als Spam zu bezeich­nen, sind etwaige Zusam­men­ar­beits­an­ge­bote auch nicht not­wen­di­ger­weise zu beant­wor­ten, denn oft sind diese näm­lich nach dem Copy-Paste- Prin­zip ver­fasst, höchs­tens mit Ihrem Namen ergänzt — etwa bei Xing und Lin­kedIn zum Bei­spiel. Sind sie indi­vi­du­el­ler ver­fasst, kann eine Ant­wort loh­nen und sei es nur höf­lich dar­auf hin­zu­wei­sen, dass Sie im Moment nicht ver­füg­bar sind oder bei Bedarf »dar­auf« zurück kommen.

Und eine zwei­ter defi­ni­ti­ver Grund, nicht zu ant­wor­ten ist banal, gleich­sam wei­ter zu ver­tie­fen: Nicht zu ant­wor­ten ist wich­tig, alleine schon, weil es sonst ja nie zum Ende einer Kon­ver­sa­tion kommt. Was natür­lich bei so etwas wie einer Brief­freund­schaft — gibt es sel­bige noch? — auch nicht gewünscht ist. Ob Whats­app oder SMS oder als Inte­gra­tion vor­her­ge­hen­der Nach­rich­ten inner­halb einer Email oder als abruf­ba­rer Nach­rich­ten­ver­lauf inner­halb eines Email­pro­gramms: Im gewis­sen Sinne enden Kon­ver­sa­tio­nen heute ja nicht mehr. Natür­lich gibt es zw. Mail und Whats­app ent­schei­dende Unter­schiede — etwa die im Kurz­nach­rich­ten­dienst deut­lich dia­lo­gi­sche Visua­li­sie­rung der Nach­rich­ten, die eine ein­fa­che Abstim­mung gewis­ser Sach­ver­halte mög­lich macht, im Gegen­satz zum struk­tu­rel­len Chaos einer Emailkonversation.

Dann aber enden Dia­loge häu­fi­ger denn je. Nicht nur, weil es mehr denn je Gesprä­che und Kon­takte gibt, son­dern Zusam­men­hänge oder Nicht-Zusam­men­hänge, bzw. Enden oder Nicht-Enden nicht immer wahr­nehm­bar mar­kiert wer­den — etwa als Ghos­ting. Ins­ge­samt ist hier eine Beob­ach­tung medial-phi­lo­so­phi­scher Natur gemeint: Das Ende einer Phase im Leben ist bekannt­lich kaum wahr­nehm­bar, alles ist im Fluss und gleich­zei­tig eben von diver­sen, aber nur schwer­lich wahr­nehm­ba­ren Enden durch­zo­gen: Schule, Stu­dium, Beruf etc.: mit Zeug­nis­sen mar­kiert und dann doch gleich in etwas ande­res über­ge­hend. Gerade des­halb, so der Sys­tem­theo­re­ti­ker Niklas Luh­mann, inter­es­sie­ren uns Medien bzw. Geschich­ten und ein­zelne Werke so außer­or­dent­lich, sie sind gar des­we­gen so wich­tig — sie sind näm­lich deut­lich end­lich und abseh­bar. Und dass über eine geschlos­sene Geschichte, den letz­ten Satz, gar das Wort „Ende“ hin­aus­ge­hende mit Cover, Rück­seite etc.

Luh­mann wei­ter gedacht, zeigt sich hier also eine Sehn­sucht nach kla­ren Struk­tu­ren, die natür­lich erst mal wert­frei zu beob­ach­ten ist, viel­leicht je nach Per­sön­lich­keit ein­fach mensch­lich ist. Dann in — über­stei­ger­ter Ver­sion — kann es — so der Autor die­ses Blog­ein­trags — auch ver­ein­fachte, extre­mis­ti­sche Welt­bil­der bedeu­ten. Hier dazu mehr — aber darum geht es in die­sen Ein­trag nun nicht. Gemä­ßig­ter meint dies:

Es ist oft für alle Betei­lig­ten wich­tig, einen Sach­ver­halt (in Ver­trags­an­ge­le­gen­hei­ten, in Bezie­hungs­fra­gen, ein­fach hin­sicht­lich eines Ter­mins etc.) als abge­schlos­sen, bespro­chen — eben been­det — zu mar­kie­ren. Dazu gehört es even­tu­elle Nach­fra­gen aus­zu­räu­men (sprich, zu klä­ren), Ter­min zu kon­kre­ti­sie­ren und zu bestä­ti­gen — gerne auch durch eine Gewiss­heit schaf­fende Wie­der­ho­lung: „3. März, 17 Uhr?“ „Das lässt sich ein­rich­ten: Ich werde am 3. März um 17 Uhr erscheinen.“

Eine eher unschöne, die­ses Ende/dieses Kon­krete bewusst auf­schie­bende, gar ver­hin­dernde Form von Kom­mu­ni­ka­tion ist das »Am-Haken-Prin­zip« — vor­nehm­lich in Bezie­hungs­fra­gen: On-off wird immer wie­der die Anbah­nung etwas Erns­te­rem ange­deu­tet, ohne dass es voll­ends dazu kommt — viel­leicht ist das Unent­schlo­ßen­heit, viel­leicht aber auch ein Macht­spiel: Eine Rück­fall­po­si­tion wird offen gehal­ten bzw. das Gegen­über »gefü­gig« gehal­ten. Dabei wird eher auf Cliff­han­ger gesetzt, die zum »Wei­ter­ma­chen« ver­lei­ten: eine abseits etwai­ger Bezie­hungs­sze­na­rien bzw. wert­frei­ter sicher­lich öko­no­misch und — zur Spannungserzeugung/zum Spaß — sinn­volle Stra­te­gie, das »Dran­blei­ben« zu för­dern — hier mehr.

Jedens­falls, kon­kre­ter wie­der auf das Ende bezo­gen: In die­sem Zusam­men­hang sind Flos­keln wie „Ich melde mich …“ pro­ble­ma­tisch: Zwar kann eine sol­che For­mu­lie­rung auch höf­lich aus­wei­chend sein — weil man „es“ nicht will, oder Bedenk­zeit braucht. Sie signa­li­sie­ren damit unter Umstän­den, dass Ihre Bereit­schaft für einen Termin/weiteren Kon­takt nicht wirk­lich aus­ge­prägt oder Ihr Selbst­ma­nage­ment (also die Fähig­keit Ter­mine zu pla­nen) nicht beson­ders aus­ge­bil­det ist. Natür­lich sind auch sol­che For­mu­lie­run­gen Abwä­gungs­sa­chen — bei man­chen Men­schen kann auf sol­che eine Aus­sage Ver­lass sein, bei ande­ren hin­ge­gen nicht. Wenn besagte Flos­kel also genutzt wird, soll­ten sie auch inner­halb weni­ger Tage ant­wor­ten, damit eben nicht die genann­ten nega­ti­ven Asso­zia­tio­nen bestä­tigt wer­den. Bes­ser wäre es, einen kon­kre­ten Ant­wort­zeit­raum zu nennen.

Oder wol­len Sie mit einer Flos­kel eigent­lich „höf­lich“ dar­auf hin­wei­sen, nicht zur Ver­fü­gung zu ste­hen (oder den Auf­trag nicht zu wol­len): Dann sagen Sie es — wei­ter­hin höf­lich — zumin­dest ten­den­zi­ell deut­li­cher: „Lei­der kann ich/können wir Ihnen lang­fris­tig nicht zur Seite stehen …“

Das lei­der oft im Zusam­men­hang mit vol­ler Aus­las­tung prak­ti­ziert »Nicht-Ant­wor­ten« ist inso­fern fatal, weil es ja auch immer anders kom­men kann: Nach dem Boom kommt die Tal­fahrt und Sie wür­den sich viel­leicht freuen, dass der ein oder andere sich dann noch mel­det — viel­leicht ist auch einer dar­un­ter, dem Sie zuvor nicht hel­fen kon­nen, höf­lich abge­sagt haben, er nun auf Sie zurück kommt. Umge­kehrt: Warum sollte man Sie kon­tak­tie­ren, wenn Sie einen vor­her nicht beach­tet haben?

Flos­keln wie „Wie geht es Dir?“ „Was machst Du?“ ent­zie­hen sich teil­weise der Beant­wor­tun­gen — auch aus besag­ten öko­no­mi­schen Grün­den her­aus: im Aus­tausch mit Men­schen, die zu Bekann­ten gewor­den sind, die kaum oder nur nach lan­ger Zeit zurück­schrei­ben und das dann meist nur knapp. Aber dies­be­züg­lich ist am Ende wohl — Sie ahnen es — abzuwägen,

ob man der­ar­tige Aus­sa­gen als Flos­kel erkennt und eben als mehr oder min­der lee­res Ritual ver­steht und dem US-ame­ri­ka­ni­schen „How are you?“ oder „How do you do?“ ent­spre­chend ant­wort­los lässt. Bei Unsi­cher­heit emp­fiehlt sich dann natür­lich eine Beant­wor­tung, der Höf­lich­keit hal­ber oder noch bes­ser im Sinne ech­ten Inter­es­ses natür­lich um Gegen­fra­gen erwei­tert. Diese nun soll­ten von Ihrem Gegen­über beant­wor­tet wer­den: wenn nicht, wis­sen Sie Bescheid

— den­ken Sie daran, nicht zu kom­mu­ni­zie­ren, ist auch Kom­mu­ni­ka­tion! Aber damit ist Kom­mu­ni­ka­tion noch nicht pau­schal höf­lich und/oder eindeutig!

Höf­lich­keit ist gar nicht so ein­fach, das haben wir bereits gese­hen. Und sel­bige mit Ein­deu­tig­keit zu ver­bin­den, gestal­tet sich noch schwe­rer — schließlch wer­den wohl nur wenige schrei­ben wol­len,  „Das war es mit uns!“. Es kann hier also keine ein­deu­tige Antwort/Handlungsweise emp­foh­len werden.

Wie diese Kette zumin­dest unver­fäng­lich durch­bre­chen? Am ein­fachs­ten indem Sie — wie gesagt — keine wei­te­ren Gegen­fra­gen stel­len und ein impli­zi­tes Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ende ein­lei­ten. Inso­fern ist eine mit (per­sön­li­chen) Fra­gen ver­se­he­ner Dia­log min­des­tens drei­tei­lig: a) Kom­mu­ni­ka­tor 1 und Mail 1 mit Fra­gen, b) höf­li­che Gegen­fra­gen — Mail 2 (Ant­wort auf Mail 1) des Kom­mu­ni­ka­tors 2, c) Ant­wort auf die Gegen­fra­gen — Mail 3, Kom­mu­ni­ka­tor 1. Also bezo­gen auf das genannte Bei­spiel beant­wor­ten Sie (als K1) nun die Fra­gen im Anschluss an ihre Aus­gangs­frage und stel­len in Mail 3 keine weiteren.

Ist das nun alles ein Grund, sind es gar meh­rere Gründe zu ver­zwei­feln? Sicher nicht! All das Genannte unent­wegt zu berück­sich­ti­gen, ist selbst durch kom­mu­ni­ka­tive Pro­fis nicht immer zu leis­ten. Auch der hier „klug­schei­ßende“ Autor des Blog­ein­trags hat schon den einen oder ande­ren Lap­sus dahin­ge­hend began­gen — etwa unhöf­li­cher­weise ver­säumt zu ant­wor­ten. Es also, wie schon mehr­fach betont, vor allem von einem Bemü­hen zu spre­chen, Kom­mu­ni­ka­tion bewusst zu gestalten … Hahn Logo Textende

Texte aus der Feder von …

Dr. Sönke Hahn, Kommunikation

Erfahrungsschatz: Über 10 Jahre als ausgezeichneter Filmemacher und Designer — u. a. prämiert mit »Red Dot«, »iF Design Award« und »German Design Award«

Hintergrundwissen: interdisziplinäre Doktorarbeit an der Bauhaus-Universität Weimar, wissenschaftliche Vorträge und Publikationen im Feld Kommunikation und Medien

kommunikation können. ist mein Antrieb und Motto. Es meint, Sie in Sachen Kom. und Medien unterstützen. Sie können mich zum Beispiel mit der Realisation Ihrer Kommunikation beauftragen. Besser noch: Sie stärken Ihre Fähigkeiten in Sachen Sachen Kom. und Medien. Damit Ihre unternehmerischen oder edukativen Botschaften ankommen, Sie sich aus dem Rauschen hervorheben. Medien-, gar Weltkompetenz weit über das hinaus, was gemeinhin mit »Medien« gemeint ist: Kommunikation können. beschreibt ein ganzheitliches Denken und Handeln: von Konzeption zur Realisation, von einzelnen Projekten über Kampagnen bis zu ganzen Unternehmen, verbessertes Innovationsmanagement oder fundiertes Employer Branding … für Unternehmen, Profis, Gründer*innen, Lehrende, Dozierende und Interessierte. All das anhand anschaulicher Seminare und Workshops.

Dr. Sönke Hahn, KOMMUNIKATION